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Mandate
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Der Geschäftsführer einer GmbH, der Vorstand einer AG, die Aufsichtsrätin einer AG haben ein Mandat inne. Im Unterschied zu einem normalen Arbeitsverhältnis ist ein Mandat immer ein befristeter Auftrag mit einem konkreten Zweck und einer Rechenschaftspflicht gegenüber dem Auftraggeber. So setzt die Gesellschafterversammlung einer GmbH einen Geschäftsführer ein, der Aufsichtsrat den Vorstand und die Hauptversammlung den Aufsichtsrat. Alle Mandatsträger sind in regelmäßigen Intervallen Rechenschaft über die vereinbarten Aufgaben schuldig.
Im Zuge von Corporate-Governance-Regelungen wird empfohlen, bestimmte Praktiken nicht mehr auszuüben. So sollte etwa ein Vorstand im Anschluss an seine Vorstandstätigkeit nicht bruchlos in den Aufsichtsrat wechselt. Auch sollen die Zahl der Aufsichtsratsmandate nicht über zehn liegen und Überkreuz-Mandate (Vorstand und Aufsichtrat einer Gesellschaft begegnen sich in einer anderen in umgekehrter Rollenverteilung) als Gefährdung der Unabhängigkeit vermieden werden.
In vielen Ländern sind die unverbindlichen Empfehlungen bereits in Gesetzesform gegossen. Dabei gibt es eine große Zahl nationaler Besonderheiten. Beispielsweise muss im Board of Directors einer kanadischen Corporation mindestens ein Kanadier vertreten sein.
Aufgrund der Komplexität und außerordentlichen Wichtigkeit der Mandatsbesetzung für den Zusammenhalt und formale Bindung einer Unternehmensgruppe, wird in vielen großen Unternehmen mehr oder weniger formal eine Mandatsverwaltung und ein entsprechender Personalpool gepflegt, um im Falle einer Besetzung schnell reagieren zu können.
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Mandatsverwaltung
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Als Teilbereich der Beteiligungsverwaltung werden in der Mandatsverwaltung alle Informationen rund um Aufsichtsräte, Vorstände und Geschäftsführer in der Unternehmensgruppe zusammengeführt. Dazu gehören die Stammdaten der einzelnen Personen ebenso wie Mandatsbeginn, Mandatsende und Informationen über alle derzeit gehaltenen Mandate. In manchen Unternehmen wird im Rahmen eines vorausschauenden Personalmanagements ein Pool von möglichen Mandatsträgern gepflegt, die bei einem konkreten Bedarf rasch eingesetzt werden können. Häufig ist die Verwaltung der Mandate in den Unternehmen noch nicht systematisiert oder gar in geeigneten Datenbanken erfasst.
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