Transparenz und Effizienz im Beteiligungsmanagement
Heute organisieren sich Unternehmen immer mehr als Konzerne
mit zahlreichen Tochterunternehmen, Beteiligungen der verschiedensten Formen,
komplexen internen Organisationsstrukturen und gehen zudem noch Kooperationen
wie Joint Ventures ein. Da den Überblick zu behalten, ist eine Herausforderung.
Wie überschaut die Unternehmensleitung ein solches Geflecht, um es effizient zu
managen? Daten aus zahlreichen Informationsquellen strömen auf sie ein.
Auch Rechnungswesen oder die
Rechtsabteilung müssen sich mit dieser Datendichte auseinander setzen. Jeder
Fachbereich benötigt eine eigene Perspektive auf das immer gleiche
Beteiligungsgeflecht. Gerade im zentralen Management der Beteiligungen nimmt
die Zahl der Informationen mit jedem Unternehmen zu. Die Konzernführung von Siemens
beispielsweise muss ein Netz aus weit über 1.000 Tochterunternehmen und
Beteiligungen lenken. Hier bedarf es einer einheitlichen Steuerung. Ein
Unternehmen benötigt dazu Instrumente, die über Konsolidierungs- und
Berichtswerkzeuge hinausgehen.
Das Beteiligungscontrolling beschäftigte sich in der
Vergangenheit hauptsächlich mit der Konsolidierung von Tochtergesellschaften in
die Konzernbilanz. Dies reicht in der Gegenwart nicht mehr aus. Im Zuge der
Globalisierung bilden Unternehmen organisatorisch zumeist
Beteiligungsunternehmen unter dem Dach eines Konzerns oder einer Holding. Das
Beziehungsgeflecht wird daher komplexer und heterogener, externe Richtlinien
der Datendarlegung anspruchsvoller. Entwicklungen wie internationale
Rechnungslegungsstandards fordern Unternehmen auch in Deutschland. Die
rechtlichen Rahmenbedingungen ändern sich fortwährend – Konzerne sehen
sich immer höheren Ansprüchen an die Rechnungslegung gegenüber. Transparenzrichtlinien
wie der Sarbanes-Oxley-Act aus den USA oder der Corporate Governance Kodex in
Deutschland sowie das KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im
Unternehmensbereich) erhöhen die Zahl der zu berichtenden Informationen und
nehmen immer mehr Unternehmenseinheiten in die Verantwortung. Da sich
Unternehmen im globalisierten Wettbewerb an den internationalen Kapitalmärkten
orientieren müssen, sind sie einem ständigen Wandel unterworfen. Konzerneinheiten
kommen hinzu, Beteiligungen fallen weg. Globalisierung fordert operative
Beweglichkeit – auch im Controlling.
Vom Beteiligungscontrolling zum Beteiligungsmanagement
Es reicht nicht mehr aus, dass Konzerne ex-post auf ihre
Unternehmensdaten blicken. Gefragt ist eine aktive Portfoliooptimierung, die
sich an Finanzkennzahlen genauso orientiert wie an strategischen Entscheidungen
der Unternehmensführung. Es geht nicht mehr nur darum, strukturiert vorliegende
Daten aus der Buchhaltung und dem Rechnungswesen zu erfassen, sondern die
Informationsbasis in Richtung unstrukturierter, heterogener Daten zu erweitern.
Das Controlling wandelt sich zum Management der Beteiligungen. Der Anspruch ist
dabei, verschiedene Perspektiven – rechtliche, steuerliche und operative
– auf das Beziehungsgeflecht zu ermöglichen. Wie ein Privatmann sein
Aktiendepot ständig beobachtet, bewertet und gegebenenfalls umschichtet, so
müssen auch Unternehmen ihre Beteiligungen kontinuierlich überprüfen. Das geht
nicht allein auf Basis von Finanzkennzahlen, auch operative und qualitative
Größen müssen herangezogen werden.
Das Ziel lautet, Beteiligungen effizienter zu managen und
Unternehmensstrukturen aktiv zu gestalten. Wertschöpfungspotenzial bietet sich,
wenn Konzerne alle beteiligten Prozesse optimieren sowie damit verbundene
Kosten reduzieren. Ein Unternehmen, das sein Beteiligungsmanagement zum
Instrument der Unternehmenssteuerung ausbauen kann, wird sich in Zukunft einen
Wettbewerbsvorteil sichern können.
Zunehmende Komplexität im Beteiligungsgeflecht
Die Aufgabe, das Beteiligungscontrolling in ein
Beteiligungsmanagement zu wandeln, liegt in der Auseinandersetzung mit drei
grundlegenden Herausforderungen: Die Zahl der Beteiligungen sowie der
Bewegungen werden in Zukunft mindestens gleich bleiben, wenn nicht wachsen. Die
Komplexität der Beteiligungsstruktur wird dadurch steigen. Drittens werden die
internen und externen Interessensgruppen zahlreicher und heterogener.
Jede neue Beteiligung eines Konzerns potenziert die Abfragen,
die unterschiedliche Unternehmensbereiche in regelmäßigen Abständen tätigen.
Sie müssen für sie relevante Daten einsammeln und zusammenführen. Hinzu kommen
Ad-hoc-Abfragen, wenn es etwa um strategische Unternehmensentscheidungen geht.
Dabei kommt es nicht nur auf Informationen zu den Beteiligungen an, sondern
auch auf die im historischen Vergleich häufigen und tiefgreifenden Änderungen.
Das beste Beispiel dafür stellt die Chemiebranche dar. Man denke nur an den
Wandel von Hoechst über Aventis zu Sanofi-Aventis oder die Ausgliederung von
Lanxess aus dem Bayer-Konzern.
Doch nicht nur die reine Zahl der Beteiligungen stellt
betriebswirtschaftlichen Aufwand dar. Auch die Komplexität innerhalb der
einzelnen Beteiligungsstrukturen erschwert es, sie zu managen. Jedes Unternehmen
ist anders strukturiert und aufgebaut. Die ergebnisorientierten
Geschäftsbereiche und Profitcenter einer Beteiligung multiplizieren das
Makromodell ihres eigenen Mutterkonzerns. Zudem machen die unterschiedlichen
Formen von Beteiligungen wie direkte und indirekte, Mehrheits- und
Minderheitsbeteiligungen ein bedarfsgerechtes Controlling und Management
notwendig. Viele dieser Formen werden heute schon über die Konsolidierung in
einem quartalsmäßigen Rhythmus abgebildet, jedoch nicht alle. Verschärfte Rechnungslegungsvorschriften
fordern eine vollständige Transparenz ein, was regelmäßig zu Problemen in
Datenaktualität, -genauigkeit und -verlässlichkeit führt.
Nach Zahl und Komplexität der Beteiligungen fordert drittens
die steigende Anzahl von Interessenten an aktuellen Informationen das
Beteiligungsmanagement heraus. Interne Abteilungen (beispielsweise Steuern,
Recht, internes und externes
Rechnungswesen, Investor Relations, Mergers & Akquisitions, aber
auch der Vorstand) wie externe Interessensgruppen haben ein Bedürfnis nach
aktuellen und jederzeit verlässlichen Informationen aus und zum
Beteiligungsmanagement. Sie verlangen jedoch unterschiedliche Perspektiven auf
das gleiche Phänomen sowie spezifische Informationsdetails. Dies bedingt eine
jeweils unterschiedliche Informationsorganisation.
IT-Unterstützung macht Komplexität überschaubar
Dass in diesem komplexen Beziehungsgeflecht mit den
unterschiedlichsten Informationsbedürfnissen IT-Unterstützung notwendig ist,
liegt auf der Hand. Diese muss sich folgerichtig auf die unterschiedlichen
Daten, Datenmenge und Datenqualität richten. Die Aufgabe von IT ist es,
vorhandene Datenquellen bestmöglich zu nutzen, nahtlose Prozessketten und
Workflows zu sichern und ein flexibles Reporting für die unterschiedlichen
Nutzergruppen zu ermöglichen.
Viele der benötigten Daten sind bereits in irgendeiner Form
vorhanden, der größte Teil sicherlich aus der legalen Konsolidierung. Ziel
einer IT-Unterstützung ist es daher, Datenquellen zu synchronisieren und ihre
Qualität zu erhöhen. Um fundiert entscheiden und zu bereichsübergreifend
verlässlichen Informationen gelangen zu können, ist eine einheitliche
Datenbasis von entscheidender Wichtigkeit. Daten betriebswirtschaftlich korrekt
zu behandeln ist dabei genauso von Bedeutung, wie Revisions- und
Manipulationssicherheit. Ein leistungsfähiges und ausgereiftes Data Warehouse
als zentrale Sammelstelle sollte Basis sein. Zudem bedarf es einer flexiblen
Datenflussmodellierung. Die Heterogenität und die Vielzahl der Beteiligungen verlangt
nach einer größtmöglichen Flexibilität im Datentransport. Nutzer müssen für
große Datenmengen vorhandene Systeme automatisiert anzapfen können. Aber auch
manuelle Erfassungsmöglichkeiten müssen bestehen, die etwa bei
Risikoabschätzungen von Bedeutung sind.
Da SAP als Softwarebasis in den meisten deutschen
Großunternehmen und marktführend auch in Europa und den USA im Einsatz ist,
sollte die IT-Unterstützung im Beteiligungsmanagement darauf aufbauen und in
die SAP-Landschaft nahtlos integrierbar sein. Eine Software für das
Beteiligungsmanagement, die nicht eng mit SAP SEM/BCS und EC/CS kommuniziert,
sorgt für Doppelaufwand und erzeugt gerade keine einheitliche und verlässliche
Datenbasis.
Nahtlose Prozessketten und Workflows sind von enormer Wichtigkeit,
da sie eine automatisierte Dokumentation ermöglichen. Indem Bewegungen über
Workflows realisiert werden, kann ein Unternehmen Abläufe automatisch
mitprotokollieren lassen. Der Nutzer kann beispielsweise verfolgen, wer wann
welchen Datensatz geändert hat. Auf diese Weise kann intelligente Software
Transparenzrichtlinien erfüllen. Zudem erleichtert sie die Qualitätskontrolle.
Beispielsweise können Abteilungen geänderte Stammdatensätze dezentral erfassen,
eine Freigabe aber über einen Workflow in der Zentrale realisieren. IT trägt
des Weiteren dazu bei, Medienbrüche zu vermeiden, Manipulationsmöglichkeiten
auszuschließen und Daten automatisiert zu übernehmen. Dies steigert wiederum
die Datenqualität. Operative Verbesserungen ergeben sich durch Standardsoftwarefunktionen.
Über personalisierte Oberflächen können auch ungeübte Benutzer Standardabfragen
erstellen und einsehen.
IT kann im Beteiligungsmanagement zudem für ein flexibles
Reporting sorgen, das alle Anspruchsgruppen individuell bedient. Eine Beteiligungssoftware
muss spezifische Sichtweisen auf Grundlage einer einheitlichen Datenbasis
sicherstellen. Beispielsweise benötigt eine Tochtergesellschaft für ihre eigene
Bilanzierung nicht die gesamten Kennzahlen des Konzerns. Daher sind
bedarfsgerechte Berichte und Analysen wünschenswert und sollten über ein
Rollen- und Berechtigungskonzept webbasiert für beliebige Adressaten
personalisiert werden können. Für alle Benutzer muss ein Mehrwert vorhanden
sein. Zudem sollte eine standardisierte Software zum Beteiligungsmanagement
alle Nutzergruppen bedienen können.
Software-Lösung für das Beteiligungsmanagement
Die Anforderungen an das Beteiligungsmanagement sind hoch.
IT-Unterstützung kann einen wesentlichen Beitrag dazu liefern,
Informationsströme zu optimieren und darüber hinaus betriebswirtschaftliche
Prozesse effizienter zu gestalten. Die zetVisions AG bietet mit zetControl
Corporate Investment Management (zetControl CIM) eine Software für das
Beteiligungsmanagement, die gegenwärtige und zukünftige Ansprüche an
Rechnungslegung, Berichtswesen und Analysen berücksichtigt – sei es
rechtlich oder unternehmenseigen. Neben den fachlichen beachtet sie dabei auch
Software-technische Anforderungen. Das Thema „Business Intelligence“ erreicht
damit das Beteiligungsmanagement.
zetControl CIM leistet einen signifikanten Beitrag,
Beteiligungen effizienter zu gestalten, Kosten zu reduzieren und über
verbesserte Datenqualität einfacher entscheiden zu können, um die Wertschöpfung
eines Unternehmens zu steigern. Dabei berücksichtigt die Lösung die zentralen
Prämissen: Integration in die SAP-Welt (insbesondere SAP-Konsolidierung),
Konzentration auf Stammdaten und Herstellung einer einheitlichen Datenbasis,
Bereitstellung aller nötigen Berichte und Meldungen sowie prozessorientierte
Einbindung aller beteiligten Abteilungen.
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