Hintergrundinformation Global Data Synchronisation

Der Begriff Global Data Synchronisation (GDS) bezeichnet Maßnahmen zum Abgleich von Artikelstammdaten zwischen Handelspartnern nach neuen, globalen Standards, die durch die Industrie entwickelt wurden.

Unternehmen erstellen ihre Geschäftsdokumente auf Basis von Daten, die sie in ihren IT-Systemen speichern und pflegen. Zwischen Handelspartnern werden diese Dokumente als elektronische Nachrichten ausgetauscht. In diesem Zusammenhang spricht man deshalb auch von EDI-Dokumenten (Electronic Data Interchange). Ziel von EDI ist es, die Effizienz im Datenaustausch zu steigern, die durch den automatischen Transport der Dokumente von System zu System ohne überflüssige Eingriffe durch den Menschen erreicht wird.

Sehr häufig aber gibt es Abweichungen zwischen den Datenbeständen der Handelspartner. Aus verschiedenen Gründen unterscheiden sich die Beschreibungen der Attribute wie Preis, Abmessungen, Namen von System zu System. Diese nicht abgeglichenen Daten unterminieren die Zielsetzung von EDI. Wenn ein Einzelhandelsunternehmen bei einem Hersteller eine neue Lieferung Ketchup bestellt, könnte dies beispielsweise dazu führen, dass stattdessen Mayonnaise geliefert wird.

Eine Studie von AT Kearney zeigt die Auswirkungen des Problems:

3,5 Prozent der Erträge von Unternehmen gehen verloren, weil Informationen in der Lieferkette nicht effizient weitergegeben werden. 30 Prozent der verwendeten Daten sind falsch, die Fehlerbeseitigung kostet zwischen 60 und 80 Euro pro Fehler. Darüber hinaus sind 60 Prozent aller Rechnungen fehlerhaft, die Richtigstellung kostet zwischen 40 und 400 Euro pro Rechnung.

Die „Datensynchronisierung“ (Data Synchronisation) ist ein Geschäftsprozess, mit dem zwei Handelspartner diese Probleme vermeiden, indem sie sicherstellen, dass ihre jeweiligen Datenbestände permanent, automatisch und nahezu in Echtzeit synchron gehalten werden.

In drei Schritten zu synchronen Daten

Sterling Commerce empfiehlt ein dreistufiges Vorgehen um die Datensynchronisation mit einem Handelspartner zu erreichen. Die erste Stufe ist die interne Datensynchronisierung. Diese einmalige Aufgabe ist der wichtigste Schritt und erfordert 80 Prozent des Einsatzes und der Investitionen. Das Unternehmen stellt sicher, dass jedes gespeicherte Datenelement an die EAN.UCC-Standards angepasst, auf dem aktuellsten Stand und synchron mit allen Systemen ist, in denen es auftritt. Die Daten werden vereinheitlicht und es wird sichergestellt, dass die Änderung an einem Datenelement in einem beliebigen System zu einer automatischen und unmittelbaren Aktualisierung in allen anderen Systemen führt. Die zweite Stufe ist die externe Datensynchronisation. Sie ist ebenfalls eine einmalige Tätigkeit, in der die Daten mit denen des Handelspartners abgeglichen werden. Ziel ist es, sich auf ein einheitliches Format zu einigen. Das heißt, dass Ketchup bei den Handelspartnern die gleiche Bezeichnung hat, sodass eine fälschliche Lieferung von Mayonnaise ausgeschlossen ist. Die dritte Stufe ist die laufende Datensynchronisierung. Dieser andauernde Prozess sorgt dafür, dass die Daten der Handelspartner synchron bleiben.

Initiative der Industrie

Die 1999 von 50 Einzelhändlern und Herstellern gegründete Global Commerce Initiative (GCI) ist der Vorreiter bei der Umsetzung von GDS und der Einführung von weltweiten Standards. Die GCI setzte sich auch dafür ein, dass sich die zwei Standardisierungsgremien für die Produktbeschreibung im Einzelhandel zusammenschlossen – das Uniform Code Council (UCC) aus den USA und die European-Article-Numbering-Gesellschaft (EAN). Seit 2002 arbeiten sie unter dem Namen EAN.UCC. In Deutschland ist die SINFOS GmbH der führende Betreiber eines Stammdatenpools. Dieser Synchronisierungsdienst wurde bereits 1990 vom deutschen EAN-Gremium CCG (Centrale für Coorganisation) gegründet.

Die GCI verfolgt darüber hinaus die Einrichtung eines Global Data Synchronisation Network (GDSN). Das GDSN ist die Umsetzung des Datensynchronisierungs-Konzeptes. Alle Unternehmen, die daran angeschlossen sind, verwalten ihre eigenen Produktdatenbanken. Wenn sie daran eine Änderung vornehmen, übertragen sie die aktualisierten Daten in einen Datenpool. Dies ist ein elektronischer Produktkatalog, der mit anderen gleichartigen Katalogen rund um die Welt zusammenarbeitet. Außerdem ist er mit der so genannten Global Registry verbunden. Diese sorgt für die Eindeutigkeit der einzelnen Produkte innerhalb des GDSN. Sie weist alle Produkte zurück, die keinen global eindeutigen Produktcode aufweisen (Global Trade Item Number – GTIN). Außerdem verfügt die Registry über eine Suchmaschine, mit dem in allen Datenpools des GDSN nach dem Ablageort von Daten gesucht werden kann.

Wenn ein Datenpool neue oder aktualisierte Daten empfängt, wird geprüft ob sie mit den EAN.UCC-Standards übereinstimmen. Anschließend werden alle Handelspartner mit Zugriffsberechtigung auf die Daten informiert, dass die Daten zur Verfügung stehen. Noch ist das GDSN eine Vision, es wird aber erwartet, dass es innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre etabliert sein wird.

Das Angebot von Sterling Commerce

Mit dem Sterling Integrator bietet Sterling Commerce eine Prozessmanagementplattform, die alle Funktionalitäten bietet, die ein Unternehmen für die interne Umsetzung der Global Data Synchronisation benötigt:

·           Prozess-/Workflow-Modellierung

·           Anwendungsintegration

Daten in verschiedenen Systemen eines Unternehmens extrahieren oder einfügen

·           Projektmanagement

Steuerung der Datenverwaltung automatisieren und übersichtlicher gestalten

·           B2B-Integration

Stabile Verknüpfungen mit den Datenpools, der Global Registry und den Handelspartnern gewährleisten

Sterling Commerce ist als SINFOS-Experte zertifiziert. Das bedeutet, das Unternehmen kann Kunden bei der Implementierung des SINFOS-Stammdatenpools unterstützen und hat Schnittstellen zu SINFOS in seine Applikationen integriert. Kunden von Sterling Commerce setzen bereits erfolgreich auf Gobal Data Synchronisation. Wal Mart beispielsweise hat mit Procter & Gamble ein Pilotprojekt durchgeführt. Die beiden Unternehmen verringerten die Zeit zur Datenverwaltung von 15 bis 30 Tagen auf einen Tag und erreichten eine 98-prozentige zeitaktuelle Synchronisierung.

Für mehr Informationen zum Thema Global Data Synchronisation (GDS) besuchen Sie bitte unsere Website:

·           www.sterlingcommerce.de (Allgemeine Infos zum Unternehmen Sterling Commerce)

·           http://www.sterlingcommerce.de/solutions/ebusinessintegration/integrator.asp. (Spezifische Informationen zum Sterling Integrator)

·           www.sterlingcommerce.de/integrator (Spezifische Informationen zum Sterling Integrator)

·           www.sterlingcommerce.de/unifiedintegration (Umfassende Integrationsanwendungen und -prozesse)

·           www.sterlingcommerce.de/gds (Spezifische Informationen zur GDS-Lösung, European GDS Knowledge Base)

Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte unter info_germany@stercomm.com.