VR BankenService packt’s an – ein regionales Outsourcing-Konzept macht im genossenschaftlichen FinanzVerbund Schule

 

Weniger Fertigungstiefe bringt hohe Produktivitätspotenziale

 

Reinhold Frieling, Vorstand bei der Volksbank Gütersloh, bringt es auf den Punkt: „Banken verspüren einen stärker werdenden Druck auf ihre Ertragslage. Daher sind wir gezwungen, unseren Blick weiter zu schärfen, sowohl im Hinblick auf Kosteneinsparungen als auch bei der Steigerung unserer Erträge. Das Auslagern von Geschäftsprozessen sehen wir als wirkungsvollen Ansatz, den Anforderungen des Marktes zu begegnen.“ Die Volksbank Gütersloh ist eine von inzwischen rund 20 Volks- und Raiffeisenbanken, die Standard-Prozesse im Zahlungsverkehr an die vor zwei Jahren gegründete VR BankenService GmbH & Co. KG auslagert.

 

Die VR BankenService bündelt Backoffice-Aufgaben in den Bereichen Zahlungsverkehr, Marktfolge Passiv, Revision und Recht im genossenschaftlichen FinanzVerbund. Gegründet wurde die VR BankenService von der GAD eG, der WGZ BANK AG sowie den mittlerweile fusionierten Volksbanken Detmold und Paderborn-Höxter.

 

Die Notwendigkeit, im genossenschaftlichen FinanzVerbund ein solches Kompetenzzentrum zu gründen, zeigt die Diskussion, die seit geraumer Zeit geführt wird: Gerade regional orientierte Banken müssen eher heute als morgen ihre Struktur überdenken, um weiterhin erfolgreich im Markt zu bestehen. In der Praxis heißt das, dass diese Banken auf der einen Seite ihr Produktportfolio kontinuierlich erweitern müssen, um ihre Ertragskraft zu steigern. Auf der anderen Seite stehen sie vor der Entscheidung, inwiefern sie Produktionsprozesse standardisieren und diese sogar an externe Dienstleister auslagern sollen. Hinter der Frage nach dem „Make or Buy“ steht bei den Banken die Konzentration auf ihre Kernkompetenzen, um die Ertragslage zu verbessern. Da Banken seit jeher mit einer großen Fertigungstiefe zu kämpfen haben, sehen sie im Outsourcing von Standardprozessen hohe Optimierungspotenziale.

 

Zahlungsverkehr im Fokus der Banken

 

Das Outsourcing-Modell der VR BankenService verschafft Banken sowohl Kosten- als auch Qualitätsvorteile. Mehrheitlich lagern die Kunden der VR BankenService derzeit Backoffice-Tätigkeiten im Zahlungsverkehr aus. Mit der Lockerung der Richtlinien für das Auslagern von Prozessen in Banken durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) im Herbst vergangenen Jahres verbindet der Geschäftsführer der VR BankenService, Burkhard Näther, eine stark steigende Nachfrage. Es gibt kaum noch Einschränkungen bei der Auslagerung von Prozessen. Sogar die Kreditrevision kann inzwischen ausgelagert werden.

„Zukünftig haben Banken auch die Möglichkeit, Tätigkeiten an Dienstleister auszulagern, die Spezialkenntnisse erfordern. Vor diesem Hintergrund denken wir beispielsweise darüber nach, auch die interne Kreditrevision neu in unser Leistungsportfolio aufzunehmen“, erklärt Burkhard Näther. „Aber auch Dienstleistungen im Bereich der standardisierten Kreditabwicklung (Marktfolge Aktiv), des Personalwesens (Abrechnung etc.) oder der Informationstechnologie rücken aktuell stärker in den Fokus der Banken“, fährt er fort.

 

Spezialwissen lenkt von Kernkompetenzen ab

 

Treiber für diesen Trend sind zum Beispiel die komplexer werdenden Compliance-Bestimmungen. Bankmitarbeiter müssen kontinuierlich zusätzliches Spezialwissen aufbauen. „Das lenkt sie von ihrer Kerntätigkeit – nämlich der Beratung – ab. Zudem ändern sich die gesetzlichen Bestimmungen innerhalb kurzer Zeit, so dass die Berater in den Banken kaum hinterherkommen“, beschreibt Burkhard Näther das Dilemma. Die VR BankenService arbeitet daher bereits am Aufbau von Spezialisten, die zukünftig solche Aufgaben für die Banken übernehmen sollen.

 

Vor diesem Hintergrund blickt der Geschäftsführer der VR BankenService einem raschen Wachstum des erst zwei Jahre alten Unternehmens entgegen. Vor allem für kleine und mittelgroße Banken ist der Outsourcing-Ansatz interessant. Das Vorhalten einer eigenen Infrastruktur für Standardprozesse ist für diese Institute meist mit hohen Kosten verbunden.

 

Produktivitätsvorteile von über 50 Prozent

 

Die Banken profitieren einerseits von Qualitätssteigerungen durch die Spezialisierung und andererseits von Kosteneinsparungen durch die Bündelung von Massen. „Die Auslagerung von Backoffice-Tätigkeiten im Volumen-starken Zahlungsverkehr bringt den Banken signifikante Produktivitätsvorteile von bis zu 50 Prozent“, nennt Burkhard Näther erste Zahlen. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass Bankmitarbeiter nicht mehr für Ressourcen-bindende Standard-Prozesse eingesetzt werden müssen und mehr Freiräume für Beratertätigkeiten haben.

 

Fixe Kosten werden variabel

 

Die Volksbank Gütersloh lagert seit knapp einem Jahr die Belegbearbeitung im Zahlungsverkehr an die VR BankenService aus. Aufgrund der rückläufigen Entwicklung des Belegvolumens überprüfte die Volksbank die Wirtschaftlichkeit des Bereiches. Bislang waren zwei Mitarbeiter mit der Bearbeitung von rund 2.000 Belegen pro Tag beschäftigt. „Wir haben uns von der VR BankenService ein Angebot eingeholt und unsere fixen Personalkosten gegen die nun variablen Sachkosten abgewogen. Inzwischen sparen wir mit der Auslagerung der Belegbearbeitung an die VR BankenService rund 30.000 Euro jährlich ein“, fasst Vorstandsmitglied Reinhold Frieling die Kostenvorteile zusammen. Tendenz weiter sinkend. Denn bei einem rückläufigen Belegvolumen sinken auch die Sachkosten für die externe Bearbeitung der Belege.

 

Dabei darf die Qualität jedoch nicht auf der Strecke bleiben. „Wir haben hohe Ansprüche an die Belegverarbeitung. Trotz der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister hat sich die Qualität nicht verändert“, zeigt sich Reinhold Frieling zufrieden. Damit kommt auch der regionale Charakter der VR BankenService zum Tragen. „Die Wege sind kurz, wir waren von Anfang an in Kontakt mit den am Bearbeitungsprozesse beteiligten Personen“, ergänzt er. Auch die Umstellung verlief reibungslos. Mussten die Belege anfangs noch per Kurier zur VR BankenService transportiert werden, läuft die Arbeitsübergabe heute komplett IT-basiert.

 

bank21 als technologische Basis für Outsourcing

 

Damit ein Geschäftsmodell wie das der VR BankenService funktioniert, benötigt man eine Bankenanwendung, die ein Unternehmen in die Lage versetzt, als „verlängerte Werkbank“ zu agieren. Die technologische Basis für die Prozess-Standardisierung bildet bank21, das Bankenverfahren der GAD eG. Die bislang einzigartige Kernfunktion von bank21 ist die Mehrmandantenfähigkeit, die solche Outsourcing-Modelle technisch erst möglich macht. Voraussetzung ist der so genannte „Mandantenvertrag“. Im Mandantenvertrag sind die Vereinbarungen und Kompetenzen wechselseitig festgelegt. Diese definieren, welcher Mitarbeiter der VR BankenService an welcher Stelle des Geschäftsprozesses eine Zugriffsberechtigung erhält.

 

Tickets übernehmen die elektronische Arbeitsübergabe

 

Die Übergabe der Prozesse von der Bank zur VR BankenService läuft über die  elektronische Auftragskurzerfassung – in der Kurzform „Ticket“ genannt. Die Mitarbeiter der VR BankenService werden so zu „virtuellen“ Mitarbeitern der Bank. Grundsätzlich können die Mandantenbefugnisse von Mandant zu Mandant unterschiedlich sein. Um die vereinbarte Leistung und eine gleich bleibende Qualität zu gewährleisten, schließt die VR BankenService mit jedem Mandanten ein Service-Level-Agreement. Rund 20 Banken sind derzeit an das System der VR BankenService angeschlossen.

 

Voraussetzung für eine sinnvolle Bündelung der Backoffice-Tätigkeiten in einem Kompetenzzentrum wie der VR BankenService sind einheitliche Prozess-Standards. Diese wurden von Beginn an auf Basis der Ergebnisse des BVR-Projektes „Geschäftsprozessoptimierung“ erarbeitet. Die Bearbeitungsprozesse wurden in Teilschritte zerlegt und klar definiert, so dass jeder Mitarbeiter bei der VR BankenService für unterschiedliche arbeitsteilige Prozesse eingesetzt werden konnte.

 

Regional-Modell mit Vorbild-Charakter

 

„Nach der Anlaufzeit von knapp einem Jahr verzeichnen wir bei der VR BankenService eine stetig wachsende Nachfrage“, sagt Burkhard Näther. Dies kann Frank Wienker, Leiter Key Account bei der GAD und Mitglied im Steuerungsteam VR-BankenService, nur bestätigen. „Wir sehen eine hohe Marktbereitschaft an arbeitsteiligen Lösungen. Derzeit denken viele Banken über Outsourcing-Modelle nach.“ Sowohl die VR BankenService als auch die GAD gehen davon aus, dass sich weitere Outsourcing-Center nach diesem Vorbild auch in anderen Regionen bilden werden.

 

Blickt man einige Jahre zurück, wird schnell klar, warum solche Kompetenzzentren regional orientiert sind. Die beiden genossenschaftlichen Rechenzentren GAD und Fiducia haben mit der Context-Management Consulting im Rahmen einer Studie untersucht, inwiefern eine zentrale Finanzfabrik zur Übernahme von Standardprozessen „auf der grünen Wiese“ aufgebaut werden kann. „Der Business Case war damals mehr als attraktiv“, erklärt Frank Wienker.

 

Fachpersonal bedingt Regionalität

 

Der einzige Haken an diesem viel versprechenden Projekt war der Mangel an Fachpersonal. Potenzielle Mitarbeiter hatten ihren Lebensmittelpunkt bundesweit verstreut und waren in der jeweiligen Region heimisch. „Wir haben gelernt, dass ein solches Projekt nur regional-orientiert Erfolg haben kann. Mit der VR BankenService haben wir deshalb ein regionales Kompetenzzentrum aufgebaut“, erzählt Frank Wienker. Und das macht Schule. Regionen wie Sachsen-Anhalt, Hamburg, Nordrhein-Westfalen arbeiten bereits an ähnlichen Projekten. „Die regionalen Bankenverbände empfehlen ihren Banken, sich an den entstehenden Outsourcing-Modellen zu orientieren“, beschreibt Frank Wienker die Erfolgsgeschichte.

 

Flexibler Einsatz der Mitarbeiter

 

Vor dem Hintergrund der regionalen Verbundenheit war es für die VR BankenService essenziell, das richtige Personal zu finden. „Wir konnten die Mitarbeiter teilweise aus den Banken rekrutieren. Da Banken Teilbereiche aufgelöst haben, haben sich die Mitarbeiter auf offene Stellen bei uns beworben“, erklärt Burkhard Näther. Ein weiterer Vorteil aus seiner Sicht: Die VR BankenService muss seine Mitarbeiter nicht nach Bankentarif bezahlen, da für Standardprozesse der Einsatz von Fachpersonal nicht zwingend notwendig ist. Teilzeitmodelle ermöglichen zusätzlich einen flexiblen Personaleinsatz. „Wir verstehen uns als Cost-Center. Dadurch sind wir in der Lage, die Preise gegenüber den Mandanten jederzeit flexibel nach unten anzupassen“, beschreibt Burkhard Näther das wirtschaftliche Konzept.

 

Outsourcing als neues Geschäftsmodell für IT-Dienstleister

 

Die GAD sieht im Erfolg der VR BankenService ein weiteres Beratungsfeld, da sich auch bei ihr die Anfragen häufen. „Wir werden sehr oft darauf angesprochen, wie ein solches Modell in anderen Regionen aussehen könnte. Natürlich würden wir gerne weitere Projekte dieser Art begleiten mit dem Ziel, in ganz Deutschland solche Kompetenzzentren aufzubauen. Schließlich ist die IT der Schlüssel für den Erfolg dieser arbeitsteiligen Konzepte“, beschreibt Frank Wienker die Motivation der GAD. „Wir können uns sogar vorstellen, eine Gesellschaft zu gründen, die Outsourcing-Projekte bundesweit plant und umsetzt“. Dieses Modell ist dabei nicht nur für externe Kompetenzzentren interessant. Auch für große Banken lohnt sich beispielsweise der Aufbau eines „Marktfolge-Centers“, in dem Standardprozesse gebündelt werden. Kleinere Banken können sich anschließen und von der Bank diese Dienstleistung beziehen.

 

Hinter allem steht die Notwendigkeit, dass arbeitsteilige Prozesse ein homogenes System bedingen. „Wir sehen langfristig nur Vorteile in der Bündelung von Prozessen, wenn alle Kompetenzzentren mit der gleichen technologischen Basis operieren. Vor allem, wenn auch Banken untereinander als In- bzw. Outsourcer agieren“, sagt Frank Wienker. Mit bank21 hat die GAD bereits eine Plattform geschaffen, die diesen Anforderungen begegnet und individuelle Sourcing-Modelle ermöglicht.

 

Ausblick: Make-or-Buy ist die Herausforderung der Zukunft

 

Der Erfolg der VR BankenService zeigt das Potenzial, das in solchen Outsourcing-Modellen steckt, um die Kosten- und Margensituation der Banken positiv zu beeinflussen. Dass nicht nur Bereiche mit hohen Volumina wie der Zahlungsverkehr zukünftig verstärkt ausgelagert werden, zeigt die Einschätzung von Burkhard Frieling von der Volksbank Gütersloh: „Wir können es uns gut vorstellen, weitere Bereiche auszulagern, da der Druck auf die Ertragslage weiter zunehmen wird. Wir nehmen regelmäßig unterschiedliche Bereiche unter Make-or-Buy-Aspekten unter die Lupe. Zwar sehen wir uns derzeit noch gut aufgestellt, das kann sich aber mittelfristig ändern.“

 

 

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Mehrmandantensystem unter bank21

Grundsätzlich gilt:

Jede Bank gilt unter bank21 als Mandant

Ein Mandant kann verschiedene Mandantenrollen ausüben

Jeder Mandant schließt einen Mandantenvertrag ab, der Komptenzen vergibt

Der Mandantenvertrag regelt, welche Leistungen erbracht werden, welche Kompetenzen dazu notwendig sind und welche Qualitätsvorgaben gelten (Service Level Agreement)

Wurden in einfachen Mandantensystemen Kompetenzen einzelnen Mitarbeitern zugeordnet, erfolgt heute eine Rollenzuteilung. Eine Bank kann Kompetenzen damit individueller und flexibler steuern.

 

Mit der Mehrmandantenfähigkeit können durchgängige, unternehmensübergreifende Prozesse abgebildet werden. Unter bank21 bildet sich die Mehrmandantenfähigkeit folgendermaßen ab:

 

Über Single-Sign-on meldet sich der Mandant (z. B. Mitarbeiter der VR BankenService mit User-ID und Passwort in bank21 an und erhält auf einen Blick alle für ihn vergebenen Mandante (z. B. Volksbank Gütersloh, Volksbank Paderborn-Höxter, etc).

 

Über eine Funktion im bank21-Menü wechselt der Mitarbeiter je nach Aufgabe zwischen den ihm zugeteilten Mandanten. Eine erneute Anmeldung ist nicht mehr nötig. Abhängig vom Mandanten sieht der Mitarbeiter sofort, welche Geschäftsvorfälle ausgelagert sind und welche Aufgaben anstehen. Am Beispiel der VR BankenService gehören bis zu 20 Banken (Mandanten) zum Kompetenzkreis eines Mitarbeiters.

 

Im Vergleich zu den klassischen Mandantensystemen wie SAP ist beim Mehrmandantensystem von bank21 keine Zusatzanmeldung für andere Mandanten nötig.