Kosten-/Nutzen-Rechnung für IT: Benchmark-IT-Analyse
Der Einsatz von IT-Lösungen ist in den Banken Alltag. Viele
Banken wissen aber nicht, ob sie die vorhandenen Produkte auch effektiv nutzen
und ob sie überhaupt die richtigen IT-Produkte einsetzen, weil vielfach die
Instrumente für eine solche Analyse fehlen. Die Volksbank Rhein-Ruhr eG in
Duisburg hat gemeinsam mit ihrem IT-Dienstleister, der GAD eG, ihre
IT-Landschaft in diesem Jahr kritisch betrachtet. Dabei hat sich gezeigt, dass
die VB Rhein-Ruhr ihre IT in erster Linie zur Kostenoptimierung einsetzt und noch
Potenziale in Sachen Vertriebsintensivierung hat.
Die Kosten der IT sind bei der Volksbank Rhein-Ruhr seit
jeher ein Thema. Die Duisburger setzen Informationstechnologie ein, um, wie
viele andere Banken auch, ihre Abläufe zu optimieren und Kostenpotenziale zu
heben. In den vergangenen Jahren führte die Volksbank zusammen mit ihrem
IT-Dienstleister und Rechenzentrum, der GAD eG, regelmäßig einen
Kostenvergleich durch, bei dem die IT-Kosten der VB Rhein-Ruhr denen von Banken
mit ähnlicher Filialstruktur, Mitarbeiterzahl und Bilanzsumme gegenübergestellt
wurden. Diese Herangehensweise brachte nur Erkenntnisse hinsichtlich der
IT-Kosten, nicht aber über die Effizienz des IT-Einsatzes in der Bank.
Analyse-Ergebnisse nach einem Tag
Seit April dieses Jahres bietet die GAD mit der so genannten
B-IT-Analyse (Benchmark-IT-Analyse) ein sehr viel genaueres Werkzeug, um die
eingesetzten IT-Lösungen kritisch zu betrachten. Statt eines einfachen
Kostenvergleichs werden die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen der Bank in die
Betrachtung einbezogen und mit den eingesetzten IT-Instrumenten in Beziehung
gesetzt. Die Daten der Bank werden dann verschiedenen Vergleichsgruppen
gegenübergestellt.
„Im Hinblick auf die Umstrukturierung unserer Gesamtstrategie
bis 2008 brauchen wir einen genauen Überblick über Potenziale zur
Vertriebsoptimierung und Produktivitätssteigerung beziehungsweise Kostensenkung
mithilfe von IT“, sagt Hans Weber, Vorstand der Volksbank Rhein-Ruhr. „Daher
kam uns das neue Angebot der B-IT-Analyse durch die GAD sehr gelegen. Ein
wesentlicher Vorteil des Ansatzes der GAD ist die vergleichende Analyse mit
anderen Banken, die IT erfolgreich einsetzen. Dadurch können konkrete
Empfehlungen für IT-Produkte gegeben werden.“
Am 2. August 2004 führte die Volksbank Rhein-Ruhr gemeinsam
mit der GAD die B-IT-Analyse durch. Die Kennzahlen der Bank wurden mit denen
von so genannten Kostenbanken beziehungsweise Vertriebsbanken verglichen.
Kostenbanken sind Institute, die IT mit dem Ziel der Kostensenkung einsetzen und damit Kostenvorteile
realisieren. Vertriebsbanken setzen verstärkt IT-Produkte ein, die den
Vertriebsprozess unterstützen und den Vertrieb insgesamt intensivieren. Diese
Banken erwirtschaften signifikant höhere Zins- und Provisionsergebnisse als
andere vergleichbare Banken.
Im zweiten Schritt analysierten GAD und VB Rhein-Ruhr das
Potenzial der Duisburger Bank. Fragestellung war hier, wo IT-Lösungen die Bank ergebniswirksam unterstützen können. Daran schloss sich
die Produktanalyse an. Es wurde untersucht, welche IT-Produkte die Volksbank
Rhein-Ruhr im Gegensatz zu verschiedenen Vergleichsgruppen einsetzt und
umgekehrt. Darauf aufbauend wurde geprüft, ob die eingesetzten Lösungen optimal
genutzt werden.
„Das Ergebnis der B-IT-Analyse zeigt, dass wir bei der
Volksbank Rhein-Ruhr die IT aus Kostensenkungsgründen einsetzen, allerdings im
Vertrieb noch Potenzial zur Prozessoptimierung haben. Das war uns bewusst,
anhand der Analyse konnten wir es aber erstmals mit Produkten abgleichen“,
fasst Hans Weber zusammen.
Produkte optimal nutzen
Zwei Beispiele: Ein Produkt, das bei der Volksbank Rhein-Ruhr
noch nicht im vollen Umfang genutzt wird, ist die BB3 PC-Beraterkarte. Dieses
Werkzeug unterstützt den Bankberater unter anderem bei der Verwaltung seines
Kundenstammes, indem es die Kundensituation grafisch abbildet. Berater bei der
VB Rhein-Ruhr haben im Privatkundengeschäft bis zu 2.000 Kunden. Die BB3
PC-Beraterkarte zeigt dem Berater, welche Produkte ein Kunde nutzt und seit
wann er dies tut. Darüber hinaus bietet sie im Zusammenspiel mit dem
Bankenverfahren BB3 der GAD eine Wiedervorlagefunktion beispielsweise für
Fälligkeitsdaten von Bausparverträgen oder ähnlichen Terminen, an denen der
Berater mit seinem Kunden in Kontakt treten sollte. Die Volksbank Rhein-Ruhr
nutzt die grafischen Funktionen des Produktes bislang nicht, in Folge der
B-IT-Analyse wird dies jetzt überlegt.
Ein Produkt, dessen Einsatz nach der B-IT-Analyse überdacht
wird, ist WK Cold. Dabei handelt es sich um ein Medium zur periodischen
Kontendokumentation und Speicherung von Zinserträgen. Der Gesetzgeber hat
jedoch mittlerweile ein elektronisches Archiv vorgeschrieben, indem unter
anderem auch diese Daten gespeichert werden. Da die meisten Banken die alten
Datenträger für WK Cold noch nicht abbestellt haben, erzeugt dies redundante
Daten und somit redundante Kosten. Für die Volksbank Rhein-Ruhr bedeutet das
ein Einsparungspotenzial von rund 11.000 Euro jährlich, das zunehmend genutzt
werden wird, da die Bank an einem Projekt zur flächendeckenden Einführung des
elektronischen Archivs arbeitet.
Ergebnisse fließen in Planung ein
Die Ergebnisse der B-IT-Analyse werden derzeit im Rahmen der
Umstrukturierung bei der Volksbank Rhein-Ruhr diskutiert. Das Struktur- und
Analyse-Team integriert die Ergebnisse in die Planung seiner Projekte, die bis
Ende 2004 abgeschlossen sein soll. Ab 2005 beginnt die Umsetzung. „Aus unserer
Sicht hat die B-IT-Analyse gut funktioniert und macht sehr viel Sinn. Dinge,
die wir uns im Stillen gedacht hatten, wurden offen angesprochen und durch die
Sicht von außen bestätigt sowie weiteres Optimierungspotenzial benannt“, sagt
Hans Weber. „Wichtig ist es, dass das Team der Bank für diese Analyse richtig
zusammengesetzt wird. Wir können allen anderen Volksbanken nur empfehlen, neben
IT-Abteilung und Organisation auch Controlling und Vertrieb von Anfang an
einzubeziehen.“
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Autor: Björn Haase, Abteilung Organisation, Volksbank
Rhein-Ruhr eG
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