Schneller ans Geld

Die Aachener Bank  reduziert mit einer Lösung der GAD eG zur Kreditablaufsteuerung die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Kreditanträge. Der Zeitgewinn und die sich damit eröffnenden Potenziale zur Kostensenkung sowie höhere Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern sind die wesentlichen Vorteile dieser Lösung für die Bank.

Ganz gleich, ob jemand als Privatkunde zu seiner Bank kommt und einen Kredit für die Baufinanzierung braucht oder als Geschäftskunde, der eine neue Niederlassung finanzieren will. Jeder erwartet das Geld schnell auf seinem Konto, damit sein Projekt vorangeht und drängende Rechnungen bezahlt werden können. Eine Bank hat deshalb bei der Bearbeitung von Kreditanträgen die Chance, die Kundenbeziehung positiv oder negativ zu beeinflussen.

Die Aachener Bank war mit ihrem Prozess der Kreditvergabe unzufrieden. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit  war den Verantwortlichen zu lang. Auf einer Informationsveranstaltung der GAD, dem spezialisierten Full Service IT-Dienstleister  für rund 500 Volks- und Raiffeisenbanken in Nord- und Westdeutschland, im Januar 2003, bekamen Mitarbeiter der Aachener Bank eine IT-gestützte Lösung zur Kreditablaufsteuerung (KAS) vorgestellt.

„KAS hat uns von Anfang an gut gefallen“, erinnert sich Manfred Bellefroid, Bereichsleiter Betriebsfunktionen bei der Aachener Bank. „Wir haben dann mit der GAD Gespräche aufgenommen, um zu klären, welche technischen Voraussetzungen wir für die Lösung brauchen, was sie kostet und wie sie implementiert werden kann.“

Definition von Workflows

Zentrale technische Voraussetzung für die Einführung der KAS bei einer Bank ist ein Lotus-Notes-System, über das die Anwendung läuft. Dieses war bei der Aachener Bank bereits vorhanden. Die Projektarbeiten in der Bank wurden begleitet durch den Betriebswirtschaftlichen Beratungs- und Entwicklungsverbund (BBE) aus Hannover. Startschuss für die Implementierung war ein zweitägiger Workshop mit den leitenden Mitarbeitern der Abteilungen, die das System einsetzen sollten. Die Leiterin der Abteilung Marktfolge und der Leiter der Abteilung Firmenkundengeschäft machten Vorgaben für den Prozess der Kreditvergabe. Am dritten Tag erstellte der  BBE  gemeinsam mit der Aachener Bank die Workflows. Der BBE ist ein strategischer Partner der GAD für die Beratung der Banken zu KAS, die individuelle Konfiguration der Lösung und die Installation unter Lotus Notes.

Disziplin ist wichtig

„Workflows gab es zwar vorher auch schon“, berichtet Manfred Bellefroid, „daran musste man sich aber nicht halten. Wenn ein Dokument nicht vorlag, beispielsweise ein Grundbuchauszug, konnte der Bearbeiter den Kreditantrag trotzdem an die nächste Station weiterreichen. Später wurde der Antrag dann zurückgeleitet, um fehlende Unterlagen zu ergänzen. Das kostet Zeit. KAS sagt dem Mitarbeiter genau, was er als nächstes tun muss. Wenn er nicht ankreuzt, dass der Grundbuchauszug da ist, geht es nicht weiter. KAS sorgt also für die nötige Disziplin im Kreditprozess.“

Die Disziplin ist der Hauptgrund dafür, dass Kredite mit KAS schneller und mit niedrigerer Fehlerquote bearbeitet werden, was im Endeffekt Kosten spart. Dazu kommt, dass Daten aus BB3 – dem grundlegenden Bankenverfahren der Volksbanken und Raiffeisenbanken, die an das Rechenzentrum der GAD angeschlossenen sind – in KAS importiert werden können. Dies vermeidet Medienbrüche, ein zentraler Faktor, um die Bearbeitungszeit zu beschleunigen. KAS ist modular aufgebaut und kann so an die Bedürfnisse der Bank angepasst werden. Für jeden Teilprozess gibt es ein Modul, beispielsweise für Akquisition und Gesprächsvorbereitung, für die Bestimmung der Konditionen, die Anlage des Antrags, für Kreditkontrolle und -bewilligung, Auszahlung und Krediteinräumung. Jeder Teilprozess wiederum ist in einzelne Arbeitsschritte gegliedert, die mithilfe der Anwendung durch die richtige Stelle und unter Einbeziehung der organisatorischen Regelungen zur Votierung und Kompetenzprüfung nacheinander abgearbeitet werden. KAS bildet so die Vorgaben der MaK (Mindestanforderungen an das Kreditgeschäft der Kreditinstitute) ab und setzt sie in IT-gestützte Workflows um.

Kurze Implementierungsphase

Die Aachener Bank testete KAS nach der Implementierung Anfang April 2003 sofort mit echten Kreditanfragen. Nachdem die ersten Projekte das System durchlaufen hatten, erfolgte  mit Hilfe des BBE die Qualitätssicherung und Anpassung der Anwendung. Anschließend wurde die Anwendung in der gesamten Abteilung Firmenkredite eingeführt. Nach zwei Monaten begann der Einsatz in der Abteilung Privatkunden. Hier gingen Manfred Bellefroid und seine Mitarbeiter nach dem gleichen Schema vor: Sie definierten die Workflows, testeten die Anwendung und nahmen erforderliche Anpassungen vor.

„Wir waren überrascht, wie schnell die Einführung von KAS funktionierte. Nachdem die Workflows standen, haben wir nicht mehr wochenlang getestet, sondern nur kleine Anpassungen vorgenommen. Die Mitarbeiter wurden nach und nach geschult und haben direkt mit der Anwendung gearbeitet.“

Seit Juni 2003 nutzen über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen  18 Filialen der Aachener Bank KAS. Mit Ausnahme von Dispo- und Anschaffungskrediten, dem so genannten Mengengeschäft, werden alle Kredite über die Anwendung abgewickelt.

Alle Beteiligten sind zufrieden

Das Hauptziel der KAS-Einführung hat die Aachener Bank erreicht: Die Kundenzufriedenheit ist gestiegen. Baufinanzierungen werden heute im Durchschnitt innerhalb von ein bis zwei Wochen bewilligt.

Die Kredite werden aber nicht nur schneller bewilligt, aus Sicht der Bank sind die Kreditentscheidungen auch qualitativ besser. Wenn ein Kredit KAS durchlaufen hat, ist sichergestellt, dass er alle Prüfkriterien erfüllt. Die Aachener Bank hielt so mit KAS bereits in 2003 alle gesetzlichen Neuregelungen zur Kreditvergabe ein, die  zum  30.06. 2004 wirksam  werden . Die GAD beweist mit dieser Lösung ihre Expertise für innovative Bankanwendungen, die Abläufe wirtschaftlicher und sicherer machen.

Weitere Vorteile der Anwendung ergeben sich intern. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist gestiegen, da die Bankberater die Zeitgewinne für andere Tätigkeiten nutzen und die internen Beratungsvorgaben dank KAS leichter erfüllen. Für die Führungskräfte ist KAS ein Steuerungsinstrument. Sie erhalten über den Kreditbearbeitungsstatus einen Überblick über die Arbeiten an jedem einzelnen Arbeitsplatz. Das ist die Basis für eine optimale Arbeitsauslastung und -verteilung.

Ausbau von Infrastruktur und Anwendung

Die Aachener Bank ist mit der Kreditablaufsteuerung der GAD zufrieden, Die Idee hinter der Anwendung, das Programm selbst und die Betreuung sind nach Aussage von Manfred Bellefroid optimal. Einziger Wermutstropfen ist die Performance, die Anwendung ist langsam. „Das hat aber mit der Infrastruktur unseres Netzwerks zu tun“, so Manfred Bellefroid.

„Wir haben noch eine OS2-Welt. Dieses System ist in der Weiterleitung von Mails, der Bearbeitung von Masken und anderen Tätigkeiten erheblich langsamer als eine Notes-Anwendung unter Windows.“ An dem Problem wird gearbeitet. Innerhalb der nächsten drei Jahre bekommt die Aachener Bank in Zusammenarbeit mit der GAD eine Linux-/Windows-Infrastruktur. Bereits in 2004 werden neue, leistungsfähigere Rechner installiert. In der Folge wird die Performance der KAS steigen.

Die Anwendung selbst wollen die Aachener auch ausbauen. Ganz oben auf der Wunschliste an die GAD steht eine Schnittstelle für die Archivierung. Die Dokumente sollen innerhalb des Workflows, in dem sie erzeugt werden, in einer elektronischen Kundendatei gespeichert werden können. „Eine solche Erweiterung“, weiß Manfred Bellefroid, „wünschen sich auch andere der rund 60  GAD-Banken, die KAS bereits einsetzen.“

7.735 Zeichen (inklusive Leerzeichen)

Autor: Maximilian Schumacher, Vorstand der Aachener Bank

Für redaktionelle Rückfragen:

GAD eG

Bettina Kroll

Tel.: 0251-7133-2441

Bettina.kroll@gad.de

Beate Köstermann

Tel.: 0251-7133-1912

beate.koestermann@gad.de

Fink & Fuchs Public Relations

Mathias Gundlach

Tel.: 0611-74 131 52

mathias.gundlach@ffpr.de