Archivierung

Übersichtliches Archiv

Eine umfassende Archivierungsplattform sammelt, speichert und findet alle Informationen wieder – aus Dokumenten, E-Mails, Bildern, Videos, Reports oder Webseiten.

Der Umfang zu speichernder Daten explodiert geradezu. Dafür sorgen nicht nur der Anstieg von Informationen in allen Formen, sondern auch die zunehmenden Anforderungen für die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien und zur Risikominimierung. So müssen Unternehmen immer mehr Aufzeichnungen von Kommunikations- und Geschäftsvorgängen für bestimmte Zeiträume sichern. Gleichzeitig sollten sie dafür sorgen, dass diese Inhalte für die weitere Verwendung zugänglich und dabei schnell wiederzufinden sind. Dies gilt insbesondere für Aktiengesellschaften sowie Unternehmen in stark regulierten Bereichen wie Finanzwesen, Pharma- und Biotechindustrie, Gesundheit und öffentliche Verwaltung.

Bislang setzen Unternehmen Archivierungslösungen primär zur Kostensenkung ein, vor allem für den Betrieb volumenintensiver Anwendungen oder die Speicherung gemäß spezifischer gesetzlicher Anforderungen. Dazu werden archivierte Inhalte wie eingescannte Bilder, Unternehmensberichte oder Transaktionen in jeweils eigenen „Silos“ gespeichert. Da jedes Silo jedoch eigene Klassifikationen, Suchfunktionen und Speichermethoden besitzt, ist das Wiederfinden und Wiederverwenden von Inhalten sehr aufwändig.

Viel effizienter ist daher der Einsatz einer einheitlichen Archivierungsstrategie. Sie bietet eine umfassende Lösung für Sammlung, Speicherung und das Auffinden von Inhalten aller Art. Es spielt dabei keine Rolle mehr, ob der Content als Dokument, E-Mail, Website, Tabelle, Bild, Video oder in einem anderen Format vorliegt. Die Archivierungslösung verwendet einheitliche Kategorien, Einteilungen und Suchfunktionen, die mit einer einzigen Eingabe alle relevanten Informationen auflisten. Die Daten stehen im Idealfall per Mausklick wieder zur Verfügung und lassen sich sofort mit dem entsprechenden Programm weiterverarbeiten.

Die Investition in ein umfassendes Archivierungssystem rechnet sich für Unternehmen in mehrfacher Hinsicht. Durch die effiziente Verwaltung der elektronischen Inhalte können sie zum Teil deutlich Speicherplatz und Bearbeitungszeit sparen. Automatisierte, regelbasierte Prozesse sorgen zudem für mehr Transparenz und weniger Verwaltungsaufwand. Weitere Potentiale lassen sich nutzen, wenn das System in eine Enterprise-Content-Management-Plattform eingebunden ist. Dann lassen sich zum Beispiel mit einfachen Mitteln Beziehungen zwischen E-Mail-Korrespondenz und Vertragsdokumenten, etwa in Form einer elektronischen Akte, herstellen. E-Mail-Attachments (bzw. die Verweise darauf) sind dann auch nicht länger nur Anhänge, sondern werden zu Vertragsentwürfen, Strategievorschlägen oder Produktideen und können Ausgangspunkt einer Diskussion in einem Collaboration-Raum werden. Egal, welcher Weg eingeschlagen wird, mittel- und langfristig sparen Unternehmen so erhebliche Kosten und halten jeder Betriebsprüfung stand. Unsere Archivierungslösungen stellen wir übrigens während der DMS Expo in Köln in Halle 08, Stand-Nr. H 039 vor, schauen Sie doch einfach vorbei!

Interview mit: Lothar Hänle, EMC Software Group Deutschland

Von welchen Komponenten profitieren Ihre Anwender am stärksten?

Unsere Kunden profitieren vor allem von unserer Gesamtlösung. Denn gerade der umfassende, einheitliche Archivierungsansatz zeichnet unsere Produkte aus. So bieten wir EMC Documentum Archive Services für E-Mail sowie EMC Documentum Archive Services für Reports in Ergänzung zu den bestehenden EMC Documentum Archive Services für SAP auf einer Plattform. Vor kurzem haben wir das Portfolio um EMC Documentum Archive Services für Imaging zur Digitalisierung von Papierdokumenten erweitert. Sie ist insbesondere für Unternehmen geeignet, die große Mengen von Papierdokumenten digitalisiert archivieren. Wie alle unsere Lösungen gewährleistet sie neben Platz- und Kostenersparnissen einen raschen und sicheren Zugang zu Unternehmensinformationen. Damit gehören unorganisierte Archive oder verloren gegangene Dokumente der Vergangenheit an. Zudem sind Firmen besser für rechtliche Angelegenheiten gerüstet.

Wie unterstützen Sie kleinere und mittlere Unternehmen im Umgang mit der zunehmenden Datenflut? 

Mit EMC Insignia bieten wir Hardware- und Software-Produkte speziell für kleine und mittelständische Unternehmen an. Damit können sie wichtige geschäftliche Informationen zu einem maßgeschneiderten Preis speichern, verwalten, schützen und gemeinsam nutzen. Die Information Management-Lösungen lassen sich einzeln, gemeinsam sowie in Verbindung mit Software und Hardware anderer Anbieter nutzen. EMC Insignia for Exchange und EMC Insignia for Data Protection bieten etwa zuverlässigen Schutz von E-Mails und wertvollen Daten auf Desktops und Laptops. Zum Angebot gehören CLARiiON AX100/i, Storage Administrator for Exchange SMB Edition, Retrospect, Replistor SMB Edition, Visual SRM SMB Edition und eRoom SMB Edition.

Vor kurzem haben wir mit Velocity SMB ein weltweites Vertriebspartnerprogramm für Lösungsanbieter im Bereich kleiner und mittelständischer Unternehmen vorgestellt. Es unterstützt die Partner beim Vertrieb der EMC Insignia Lösungen. Velocity SMB unterstützt die Partner mit Online-Schulungsmodulen, Sales-Support und technischer Pre-Sales-Unterstützung, der Weitergabe von Kundenkontakten sowie leistungsbezogenen Rabatten und Marketing-Mitteln.

Wohin geht der Trend in den nächsten Jahren im ECM-Bereich und welche Rolle wird EMC dabei übernehmen?

Kleine und mittelständische Unternehmen erwarten einfach zu installierende und zu bedienende Lösungen, die trotzdem umfangreiche Funktionen und aktuelle Technologien bieten. Dabei sollten sie ihren individuellen Wünschen entsprechen und kostengünstig sein. Diese Anforderungen können nur skalierbare und aus verschiedenen Einzelkomponenten bestehende Lösungen erfüllen, die sich nahtlos zu einem Komplettpaket kombinieren lassen. Dies gilt auch für den Bereich Enterprise Content Management. Gerade EMC ist dafür bestens positioniert, da unser umfassender Archivierungs- und Managementansatz genau diesen Wünschen entspricht. So können Unternehmen einzelne Komponenten installieren und nach und nach, je nach ihrer aktuellen Situation, weitere Teile hinzufügen. Durch das skalierbare und zukunftssichere System erhalten sie eine umfassende, einheitlich und einfach zu bedienende Lösung zu einem vernünftigen Preis.