Effizientes Management spart Kosten und erhöht Compliance
E-Mails immer griffbereit
Geschäftliche Korrespondenz wird vorwiegend per E-Mail
abgewickelt. Den unbestreitbaren Vorteilen wie geringer Zeitaufwand, niedrige
Kosten oder einfacher Serienversand stehen neue Herausforderungen durch die
rasant steigenden Datenmengen gegenüber. Die Speicherkapazitäten werden schnell
ausgereizt, wichtige Mails sind schwer aufzufinden und der Überblick über das
vorhandene Wissen geht verloren. Daher müssen Unternehmen mit geeigneten
Lösungen ihre E-Mail-Verwaltung automatisieren, um Speicherbedarf zu
reduzieren, Informationen zu filtern und gesetzeskonform zu archivieren.
Effizientes E-Mail-Management ist eine der größten
Herausforderungen für IT-Abteilungen. So erwartet das Marktforschungsinstitut
IDC in diesem Jahr weltweit mehr als 35 Milliarden versendete E-Mails täglich.
Entsprechend müssen IT-Administratoren mehr als eine Million Terabyte an
Datenmenge verwalten und sie benötigen ein Viertel ihrer Arbeitszeit für die
E-Mail-Verwaltung, mit steigender Tendenz. Verantwortlich dafür ist nicht nur
die Zunahme der Korrespondenz, sondern auch der Umgang mit E-Mails. So werden
Nachrichten unnötigerweise an Kollegen verschickt und oft mehrfach in
verschiedenen Server-Ordnern oder auf dem lokalen System archiviert.
Dadurch geht nicht nur Speicherplatz verloren, auch die
Einhaltung gesetzlicher Auflagen wird erschwert. Elektronische Nachrichten
müssen als geschäftskritische Unterlagen entsprechend behandelt und verwaltet
werden, um auffindbar zu sein. Sie unterliegen auch einer Reihe interner
Regularien sowie gesetzlicher Archivierungsrichtlinien. Werden diese nicht
eingehalten, gerät das Unternehmen bei einer Betriebs- oder Steuerprüfung
schnell in Schwierigkeiten mit den zuständigen Behörden.
Effizientes E-Mail-Management
Aus diesen Gründen sollten Unternehmen zahlreiche
Optimierungspotenziale bei der E-Mail-Verwaltung nutzen. Eine neue Nachricht
lässt sich zum Beispiel automatisch und in Echtzeit für das Archiv kopieren, damit
keine wichtigen Informationen durch unachtsames Löschen verloren gehen. Sie
wird anschließend nach Domain, Schlüsselbegriffe, Sender und Empfänger
klassifiziert sowie gemäß definierter Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert. Zur
Wiederauffindung erstellt ein Managementsystem automatisch einen durchsuchbaren
Index für alle gespeicherten Mails mit globalen Suchfunktionen. Die Nachrichten
werden anschließend in Container-Files hierarchisch archiviert.
Um Speicherplatz zu sparen, erzeugt das System automatisch
Shortcuts für archivierte Attachments und löscht die Original-Anhänge auf dem
E-Mail-Server. Dies alleine sorgt für eine Reduzierung des Speicherbedarfs um
60 bis 80 Prozent. Weitere 5 bis 10 Prozent spart das automatische Entfernen
von unwichtigen Nachrichten nach einer bestimmten Zeitspanne. Das Löschen
doppelter E-Mails, die zum Beispiel durch Weiterleitungen oder Antworten
entstanden sind, sowie die Komprimierung der Dateien optimieren zusätzlich den
Speicherplatz.
Die Lösung von EMC
Umfassende Tools
wie der EMC EmailXtender ermöglichen ein übersichtliches E-Mail-Management.
Dadurch können Unternehmen
mit beliebig vielen Mitarbeitern alle angesammelten Mails konsolidieren und
effizient verwalten. EMC
EmailXtender bietet leistungsfähige Suchfunktionen über Microsoft
Outlook und Notes Client von Workstation, Notebook, Intranet oder Internet aus.
Er bietet Zugriff auf Volltext-Indizes aller Nachrichten und Anlagen. Dabei
können Anwender ihre Nachrichten selbst wiederherstellen, so dass ein Backup
durch den Administrator entfällt.
Zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen gewährleistet
EmailXtender, dass sich archivierte Nachrichten nicht mehr verändern oder
löschen lassen. Ergänzend steht die Software EMC Documentum Archive Services
für E-Mail zur Verfügung. Sie erfasst und bewertet alle ein- und ausgehenden
E-Mails, um gesetzliche Regelungen und interne Auflagen einzuhalten. Im Fall
eines Rechtsstreits lassen sich rasch große Mengen an E-Mails auffinden und
vorlegen. In Verbindung mit Archivierungslösungen wie EMC Centera legen
Unternehmen ihre Korrespondenz revisionssicher sowie gemäß interner Regularien
und aktueller gesetzlicher Vorgaben ab. Dabei unterstützt die Lösung alle
gängigen Kommunikationsanwendungen wie Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes,
UNIX SendMail sowie zahlreiche Instant Messaging-Programme.
Umfassende Plattform
Durch die Integration der Software-Technologien von
Documentum, Legato und Acartus bietet die Archivierungsplattform eine
einheitliche Lösung zum Sammeln, Speichern, Migrieren, Sichern und Auffinden
aller Formen von Informationen. Dazu gehören E-Mail, Bilder, Reports,
Dokumente, Records, Videos oder Webseiten. Damit sind Kunden besser für
rechtliche Ermittlungen oder die Weiterverwendung von Inhalten aller Art
gerüstet.
„Die Investition in ein umfassendes
Messaging-Management-System rechnet sich für Unternehmen in vielerlei
Hinsicht“, sagt Daniel Pelke, Technical Director bei der EMC Software Group
Deutschland. „Durch die effiziente Verwaltung der elektronischen Nachrichten
lässt sich zum Teil deutlich Speicherplatz sparen. Automatisierte,
regelbasierte Prozesse sorgen zudem für mehr Transparenz und weniger
Verwaltungsaufwand. Weitere Potentiale lassen sich nutzen, wenn das
Messaging-Management-System in eine Enterprise-Content-Management-Plattform
eingebunden ist. So lassen sich mit einfachen Mitteln Beziehungen zwischen
E-Mail-Korrespondenz und Vertragsdokumenten, etwa in Form einer elektronischen
Akte, herstellen. E-Mail-Attachments sind nicht länger nur Anhänge, sondern
werden zu Vertragsentwürfen, Strategievorschlägen oder Produktideen und können
Ausgangspunkt einer Diskussion in einem Collaboration-Raum werden. Egal,
welcher Weg eingeschlagen wird, mittel- und langfristig sparen Unternehmen so
erhebliche Kosten und halten beinahe jeder Betriebsprüfung stand.“
