Nutzen von ILM-Projekten
 

Was bringt ILM?

Um Kosten zu senken, haben Organisationen in der Vergangenheit Projekte verschoben, Budgets gekappt oder Personal reduziert. Diese Maßnahmen setzen Datenwachstum und zunehmender Komplexität von IT-Umgebungen nur wenig entgegen. Gefordert wird neben mehr Sicherheit, Verfügbarkeit und Leistung auch die stringente Einhaltung von Unternehmens- und Branchenrichtlinien. Einzelne Maßnahmen und Projekte, die jeweils voneinander losgelöst die Total Cost of Ownership (TCO) senken sollen, bewältigen den Konflikt zwischen Wachstums- und Kostenverwaltung immer weniger. Integrierte Konzepte wie ILM (Information Lifecycle Management) berücksichtigen Aspekte wie Konsolidierung, mehrstufiges Speichern nach Datenklassen, Enterprise Content Management und revisionssichere Archivierung insgesamt. Nur so entsteht eine Umgebung, die Informationen gemäß ihrer Relevanz für die Geschäftsprozesse effizient verwaltet. Zunehmend werden ILM-Konzepte in vielen Unternehmen Realität, denn Server-, Speicher-, DMS- und Archivierungs-Experten bieten verstärkt integrierte Lösungen an.

Konsolidierung als erster Schritt

Praktisch jedes Projekt zur Senkung der Infrastrukturkosten beginnt mit der Konsolidierung der Speicher- und Server-Landschaft. Das durch Konsolidierung erreichte zentrale Management verheißt Einsparungen durch mehr Arbeitsproduktivität, Auslastung der vorhandenen Ressourcen, Rückgang des Flächenbedarfs im Rechenzentrum, geringere Schulungskosten und weniger Ausgaben für Software-Lizenzen verschiedener Hersteller (siehe Kasten „Erst kalkulieren, dann investieren“).

Durch die Zentralisierung des Server-Speichers auf Symmetrix-Systeme hat beispielsweise der Datenbankhersteller Oracle sowohl den Stromverbrauch als auch die Nutzfläche im Rechenzentrum um 30 Prozent verringert und den für Computer-Vorgänge geleasten Speicherplatz um 80 Prozent reduziert. Auch beim schwedischen Stromversorger ALSTOM zahlt sich die Konsolidierung aus: „Durch unsere Investition in die Speicherinfrastruktur von EMC dürften wir über die nächsten drei Jahre in der Lage sein, ein jährliches Wachstum von 30 bis 40 Prozent zu bewältigen, ohne auch nur einen neuen Mitarbeiter einzustellen - was für uns eine enorme Einsparung bedeutet“, fasst IT-Leiter Johan Sundberg zusammen.

Speicherstufen bringen wirtschaftliche Vorteile

Nachdem die IT-Infrastruktur konsolidiert wurde, können Unternehmen durch die Einführung einer mehrstufigen Speicherarchitektur (Tiered Storage) weitere Sparpotenziale erschließen. Hintergedanke ist dabei, dass die einzelnen Informationen gemäß ihrem Geschäftswert auf unterschiedlichen Speichern abgelegt und somit auch die Kosten differenziert ausgewiesen werden können. Ist der tatsächliche Wert der Informationen bekannt, können Speicherinvestitionen gezielt geplant werden und zur Senkung der TCO beitragen. Folgendes Rechenbeispiel verdeutlicht die Sparmöglichkeiten durch differenzierte Speicher-Levels:

Ein Unternehmen hat für seinen hochverfügbaren primären Speicher auf High-End RAID-Systemen etwa 40 Euro pro Gigabyte (GB) gezahlt. Im Low-End speichert es auf ATA-Platten ein GB für etwa 8 Euro. Die Tape-Sicherung kostet maximal 3,30 Euro pro GB. Mit Hilfe von definierten Regeln für die Wertigkeit von Daten kann das Unternehmen ausgewählte Dateien automatisch von teuren auf preisgünstige Medien verlagern. Fünf Terabyte auf dem Primärsystem belegen also Kapazitäten im Wert von rund 200.000 Euro. Wenn 80 Prozent dieser Daten (vier Terabyte) nicht aktiv genutzt werden, können sie auf günstige Platten für nur 8 Euro pro GB ausgelagert werden. Unter dem Strich ergibt sich ein Einsparpotenzial von 130.000 Euro. Zudem können Service-Level Agreements so noch leichter zugeordnet und intern an die Fachabteilungen weiterberechnet werden. 

Auch ein Backup, das Daten nicht unterscheidet, verursacht unnötige Kosten. Die Geschwindigkeit der Wiederherstellung sollte ebenfalls auf die Relevanz der Informationen abgestimmt sein. Für das oben genannte Beispiel hieße das, dass das Backup der fünf Terabyte auf den Hochleistungssystemen etwa zehn Stunden dauert. Reduziert man diesen Datenbestand um die inaktiven vier Terabyte, würde die Sicherung nur noch etwa zwei Stunden in Anspruch nehmen. Bei der Rücksicherung von fünf Terabyte vergehen etwa 14 Stunden. Werden nur die wichtigen Informationen mit einer Kapazität von einem Terabyte wieder hergestellt, dauert der Vorgang nur noch 2,8 Stunden. Über ihre Erfahrungen mit einer abgestuften Sicherheitsstrategie berichtet Carole Stelle Sherman, Director of Data Center Operations des Staates Michigan: „Indem wir die Anforderungen unserer heterogenen IT-Infrastruktur auf die passend abgestuften Storage-Bausteine und -Software abstimmen konnten, haben wir unsere Datenverfügbarkeit über die Applikationen hinweg deutlich verbessert. Über Backup-to-Disk stellen wir nicht ganz so wichtige Anwendungen etwa fünfzehnmal schneller wieder her wie früher.“

Auch Zeljko Kaurin, Leiter IT-Operations Center bei der ING-DiBa, ist optimistisch, dass die Einführung von Tiered Storage und die Automatisierung von Prozessen die Kosten deutlich senken wird: „Wir werden sicherlich Zeit und Kosten einsparen. Beispielsweise bei der Löschung von Daten, die jetzt mehrere Stunden dauern kann. Mit der Centera von EMC funktioniert dies per Mausklick.“

Intelligente Datenverwaltung mit ECM

Eine mehrstufige Speicherinfrastruktur bedeutet zwangsläufig auch, dass die Verwaltung der Informationen komplexer wird. Daten müssen zwischen den Ebenen verschoben werden, ohne die Verknüpfung zu den Applikationen zu unterbrechen. Vor allem aber stellt sich die Frage, wann die Informationen migrieren sollen und vor allem wer dies kontrolliert. Bei den schnell wachsenden unstrukturierten Daten wie Bildern, Videos, Word-Dokumenten sowie in Exchange-Umgebungen wird diese Aufgabe schnell unüberschaubar. Daher ist eine Automatisierung solcher Prozesse unerlässlich. So verwaltet und verschiebt ein zentrales Enterprise Content Management (ECM) unstrukturierte Daten anhand von definierten Unternehmensrichtlinien. So spart beispielsweise die Landeskrankenhilfe in Lüneburg Zeit und Administrationskosten durch sein unternehmensweites ECM, in das sämtliche Dokumente sofort bei der Entstehung eingespeist werden. „Das spart zeitraubende Erfassungstätigkeiten, vermeidet Fehler bei der Kostenabrechnung und ermöglicht zudem umfangreichere Methoden bei der Rechnungsprüfung“, konstatiert Edmund Kisicki, Hauptabteilungsleiter Datenverarbeitung/Organisation bei der Landeskrankenhilfe.

Auch in Datenbanken oder in Anwendungen wie SAP lassen sich Archivierungsprozesse automatisieren. Die Techem AG, Europas führender Dienstleister der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, übernimmt beispielsweise wichtige SAP-Daten ohne ein teures Dokumenten-Management-System direkt in das Langzeitarchiv Centera von EMC. „Ein Dokumenten-Management neben der geplanten Oracle Collaboration Suite hätte viele Doppelungen zur Folge gehabt. Zusätzlich hätten wir permanent entscheiden müssen, in welche Anwendung wir welche Daten integrieren“, erklärt Thomas van Kan, Systemanalytiker Information Systems bei der Techem Energy Services GmbH & Co. KG. 

Sicher archivieren

Ein besonderes Augenmerk in einer mehrstufigen Speicherinfrastruktur sollte auf die Archivierungsebene gerichtet werden. Das Datenwachstum insgesamt, aber vor allem die zahlreichen Auflagen der Behörden führen dazu, dass Unternehmen heute immer größere Datenarchive anhäufen. Dabei müssen sie teilweise besondere Anforderungen an Revisionssicherheit und endgültige Datenlöschung erfüllen. Für diese Herausforderungen braucht es Systeme, die sich einerseits für die Konsolidierung der Unternehmensarchive eignen, andererseits aber auch den Compliance-Richtlinien genügen. Das sogenannte Content Addressed Storage (CAS)-Konzept garantiert die Authentizität und Integrität der Daten nach dem Speichervorgang. Hans-Joachim Frühwald, Gruppenleiter DMSE bei der Sparkasse Erlangen, bringt die Vorteile der EMC-Centera gegenüber optischen Archiven auf den Punkt: „Klarer Preisvorteil, geringerer Platzbedarf und problemlose Skalierbarkeit bis in den Petabyte-Bereich.“ Seit Microsoft das vernetzte Speichern unterstützt, lassen sich auch Daten aus verteilten Exchange-Umgebungen zentral sichern, was wiederum die Auslastung der vorhandenen Speicher verbessert und Backup- und Wiederherstellungsvorgänge differenzierter beziehungsweise einfacher werden lässt. Inzwischen gibt es auch für kleine und mittlere Betriebe Komplettpakete für die wichtigsten Storage-Aufgaben speziell in Exchange-Umgebungen. Ute Kühn, Marketingleiterin beim Distributor Adiva, verspricht sich insbesondere von der integrierten Software für die E-Mail-Archivierung messbare Vorteile: „Die Total Cost of Ownership für einen neu aufgesetzten Exchange-Server dürften durch die Eliminierung von Duplikaten im Schnitt um ein Drittel sinken.“

ILM – effizienter Speichern

Um die genannten Kostensenkungspotenziale zu nutzen, sind Lösungen nötig, die Speicher-, DMS- und Archivierungstechnologien zu einem modernen Informations-Management zusammen führen. 2003 machte EMC mit der Übernahme von Legato und Documentum Schlagzeilen. Heute entwickelt der Speicherriese gemeinsam mit beiden Software-Experten kontinuierlich Lösungen, die Kunden helfen, Kosten zu senken und eine ILM-Strategie für ihre strategischen Anwendungen aufzusetzen. Software-Funktionalitäten, die speziell auf das Informations-Management ausgerichtet sind, ermöglichen eine regelbasierte Verschiebung von strukturierten (in Datenbanken) und unstrukturierten (Text-, Bild-, Audio oder Video-Dateien) Daten. Entsprechend ihrem sich verändernden Wert und Service Level werden Informationen in einer mehrstufigen Speicherumgebung vorgehalten. Dadurch lässt sich für Oracle-, Sybase-, PeopleSoft- oder Microsoft Exchange-Anwendungen eine höhere Performance erzielen, ohne dass Nutzer weitere Ressourcen benötigen. Die Toyota Motorsport GmbH hat den Grundstein für ILM vor zwei Jahren gelegt und sichert ihre Daten in einer dreistufigen Infrastruktur. „Vom kontinuierlichen Ausbau unserer ILM-Strategie erwarten wir Kosteneinsparungen von bis zu 50 Prozent, indem wir das Datenwachstum auf den Produktivsystemen von derzeit 75 auf 35 Prozent reduzieren“, sagt Thomas Schiller, General Manager IT & Process Administration bei TMG.

Erst kalkulieren dann investieren

Einen groben Überblick über den Return-on-Investment (ROI) oder die Gesamtkosten (TCO) für den Aufbau einer vernetzten Speicherlösung verschafft der sogenannte TCO-Calculator von EMC. Unter dem Link

www.emc.com/forms/commercial/roi_calculator/project.jsp

bietet der Speicherhersteller ein Tool an, dass Einsparungen durch erhöhte Verfügbarkeit, bessere Produktivität der Mitarbeiter und reduzierte Hardware-Kosten schätzt.