Wenn der elektronische Briefkasten überquillt

Effizientes E-Mail Management spart Kosten

Die Kommunikation per E-Mail hat sich in Unternehmen weitgehend durchgesetzt. Immer seltener greift man heutzutage zum Briefpapier, um Kollegen über neue Projekte oder Kunden über Produktneuheiten und Angebote zu informieren. In wenigen Sekunden kann man per E-Mail oder Instant Messaging eine große Zahl von Empfängern in der ganzen Welt erreichen, um Informationen und Daten auszutauschen. Dieser Trend resultiert in einer zunehmenden Flut von elektronischen Nachrichten, die die IT-Systeme der Anwender vor immer größere Herausforderungen stellt. Um diesen Datenmengen gerecht zu werden, können Anwender mit den entsprechenden Lösungen ihr Messaging-Management automatisieren, Informationen filtern und gesetzeskonform archivieren.

Laut IDC ist das Management von E-Mail-basierten Arbeitsabläufen und Inhalten eine der größten Herausforderungen für die IT-Abteilungen in 2005. Das Marktforschungsinstitut rechnet alleine für die USA mit einer Gesamtzahl von etwa 12 Milliarden Mails täglich. Dazu kommen sechs Milliarden Mail-Alerts sowie 13 Milliarden Spam-Mails. Für 2006 erwarten Marktforscher eine Zahl von weltweit mehr als 35 Milliarden E-Mails am Tag. Umgerechnet auf den Speicherplatz bedeutet dies, dass IT-Administratoren mit einer Datenmenge von mehr als einer Million Terabyte konfrontiert sind, Tendenz steigend.

Datenflut durch unkoordiniertes Handling

Die Zahlen der Marktforscher bestätigen auch Anwender wie Jeremy Kahn, Assistant Vice President of IT der amerikanischen Immobilienfirma Hartz Mountain: „Von all unseren Applikationen ist das E-Mail-System der mit Abstand größte Datenproduzent.“ Nicht nur die grundsätzliche Zunahme der E-Mail-Nutzung ist ein Grund für das immense Datenwachstum im Bereich Messaging, sondern auch die Art und Weise des täglichen Umgangs damit in den Unternehmen. Anweisungen für einen geregelten E-Mail-Verkehr werden meist ignoriert. So findet sich die neueste Produktpräsentation, der Lebenslauf eines Bewerbers oder der digitale Kurzfilm aus dem Urlaub innerhalb kürzester Zeit in den Mailboxen von einem Dutzend Mitarbeitern. Mails werden, wenn überhaupt, von den einzelnen Nutzern nach Belieben archiviert - das heißt, doppelt und dreifach irgendwo auf dem Server oder dem lokalen System abgelegt. Dadurch geht nicht nur wertvoller Speicherplatz verloren, diese Praxis stellt auch die Administratoren, die gesetzliche Auflagen erfüllen müssen, vor fast unlösbare Probleme. Elektronische Nachrichten aller Art sind geschäftskritische Unterlagen, die entsprechend behandelt und verwaltet werden müssen. Vor allem müssen sie auffindbar sein – eine Herausforderung, die ohne die Einhaltung gewisser Verhaltensregeln der Mitarbeiter kaum zu erfüllen ist. E-Mails unterliegen einer Reihe interner Regularien sowie gesetzlicher Archivierungsrichtlinien. Werden diese nicht eingehalten, kann das Unternehmen bei einer Betriebs- oder Steuerprüfung schnell in Schwierigkeiten mit den zuständigen Behörden geraten.

Effizientes E-Mail-Management

Für Unternehmen, die elektronische Nachrichten effizient und gesetzeskonform verwalten wollen, bieten Software-Hersteller und Storage-Spezialisten mittlerweile vielfältige Lösungen. Umfassende Tools wie der EMC EmailXtender ermöglichen ein übersichtliches E-Mail-Management, durch das Unternehmen mit beliebig vielen E-Mail-Nutzern die über Jahre angesammelten Mails konsolidieren und effizient verwalten können. Alle eingehenden Mails werden automatisch und regelbasiert erfasst, indiziert, gespeichert und archiviert. Bereits vor der Archivierung sollten mit Viren behaftete E-Mails herausgefiltert werden. Meist übernimmt diese Aufgabe der E-Mail-Client in Verbindung mit einem leistungsfähigen Virenscanner. Ist dies geschehen, muss eine fortschrittliche Management-Software die eingehenden Mails auch anhand von individuell gestalteten Regeln inhaltlich überprüfen und klassifizieren. Dies ermöglicht dem Administrator, unerwünschte Nachrichten und Spam-Mails von vorne herein auszusortieren. Die Klassifizierung erleichtert das spätere Wiederauffinden von elektronischen Nachrichten enorm. So dämmt eine leistungsfähige Software zum einen die Datenflut ein und gestaltet zum anderen den Umgang mit E-Mails effektiver.

Revisionssichere Archivierung

Um Compliance-Anforderungen zu genügen, stellen Lösungen wie der EmailXtender sicher, dass einmal archivierte Nachrichten nicht mehr verändert oder versehentlich gelöscht werden können. Durch den Einsatz eines guten E-Mail-Management-Systems müssen sich Anwender keine Sorgen mehr machen, falls einmal ein Nutzer aus Versehen eine geschäftskritische E-Mail löscht. In Verbindung mit Archivierungslösungen wie der EMC Centera können Unternehmen ihre unternehmenskritische Mailkorrespondenz revisionssicher und gemäß interner Regularien wie auch aktueller gesetzlicher Vorgaben ablegen. In der Regel werden dabei alle gängigen Messaging-Lösungen wie Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes, UNIX SendMail sowie zahlreiche Instant Messaging-Applikationen unterstützt.

Die Investition in ein umfassendes Messaging-Management-System rechnet sich also in vielerlei Hinsicht. Durch die effiziente Verwaltung der elektronischen Nachrichten können Unternehmen Speicherplatz einsparen. Automatisierte, regelbasierte Prozesse sorgen zudem für mehr Transparenz und weniger Verwaltungsaufwand. Mittel- und langfristig sparen Unternehmen so erhebliche Kosten und halten beinahe nebenbei jeder Betriebsprüfung stand.