Informationen sortieren, verwalten und wieder finden

Den Überblick bewahren

Effektives Enterprise Content Management wird für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen immer wichtiger

Das Erfassen und Verarbeiten von Informationen spielt für Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Einerseits steigt die Datenmenge in verschiedenen Formaten und Ausprägungen ständig an. Andererseits müssen die Firmen diesen Content möglichst schnell und effektiv bewerten, um im Wettbewerb erfolgreich bestehen zu können. Die Informationsverwaltung stellt durch die steigende Quantität und die sinkende Bearbeitungszeit für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar. Verschiedene Studien zeigen jedoch, dass nur ein kleiner Teil der Daten gezielt strukturiert, erfasst und verwaltet wird. Die Folgen sind eindeutig: Informationsverlust und unnötiger Mehraufwand.

Zur Steuerung der Datenflut und zur Sicherstellung, dass wichtige Informationen auch an die richtige Adresse kommen, setzen immer mehr Firmen Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme ein. Sie unterstützen Unternehmen bei der Informationsverwaltung durch Erfassung, Strukturierung und Bereitstellung der Daten. Ohne ein umfassendes System zur Verwaltung des Contents fällt die Investitionsrentabilität nur minimal aus. Denn die Informationsverwaltung erfordert eine entsprechend hoch skalierte Lösung, die sich bei großen Installationen als kapital- und zeitintensive Investition schnell auf mehrere Millionen Euro summiert. Aber nur damit können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Die Dimensionen für ein effektives Informationsmanagement werden deutlich, wenn man sich vor Augen hält, welch umfangreiche Funktionen Enterprise Content Management umfasst. Darunter zählen nämlich Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Kategorisierung, Bereitstellung, Speicherung und dem Wiederauffinden von Informationen zur Unterstützung aller Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Daten liegen dabei in einer Vielzahl digitaler Formate vor: als Textdokumente, XML-Dateien, Präsentationen, Tabellen, E-Mails, Webseiten, technische Zeichnungen, Fotos, Audio- oder Videodateien sowie in vielen weiteren Dateitypen.

Nach einer Untersuchung von Fulcrum Research werden 80 Prozent der unternehmensweiten Informationen in unstrukturierter Form abgespeichert. ECM-Systeme wollen Ordnung in dieses Chaos bringen. Außerdem stellen sie alle Daten eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur internen Nutzung sowie für Partner und externe Mitarbeiter  bereit. Dabei soll die Lösung Daten- und Dokumentenredundanz vermeiden, so dass jede Information nur einmal vorliegt. Zudem regelt sie den Zugriff auf die Daten möglichst einheitlich und unabhängig von Quelle und Nutzungsart.  Enterprise Content Management bietet daher eine Art Verschmelzung verschiedener Applikationen, die gleichzeitig miteinander verbunden sind. Darunter zählen Web Content Management (WCM), Enterprise Records Management (ERM), Enterprise Document Management (EDM), Digital Asset Management (DAM) und Collaboration Content Management (CCM). Vor allem die zuletzt genannte Anwendung spielt in Unternehmen eine immer wichtigere Rolle: Dadurch erreichen Teilnehmer eines Geschäftsprozesses gemeinsam eine Optimierung der Zusammenarbeit zum gegenseitigen Nutzen. Sie bringt Kunden, Geschäftspartner, Agenturen und Lieferanten auf kontrollierte Weise zusammen. Der Collaboration Content, darunter zählen etwa  Abstimmungsergebnisse, Dokumente, Diskussionsverläufe oder Projektpläne, wird dabei effizient verwaltet und wirksam eingesetzt.

Effektives Enterprise Content Management bringt viele Vorteile.

ECM-Systeme bieten einerseits eine optimale Ausschöpfung des Wissenskapitals. Andererseits sorgen sie auch für eine Kostensenkung im Unternehmen durch eine höhere Effizienz bei Zugriff, Abruf und Wiederverwendung von Informationen. Dies verbessert wichtige Geschäftsprozesse wie die Entwicklung und Einführung von Produkten. Die schnelle und korrekte Bereitstellung von Daten für die zuständigen Mitarbeiter optimiert auch die Effektivität von Vertriebskanälen. Außerdem hilft ECM dabei, gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung und Speicherung von Daten einzuhalten. So legt die Technologie sensible Daten für einen vorgegebenen Zeitraum in sicherer, unveränderbarer Umgebung ab. Zusätzlich profitieren die Firmen vom Einsatz der Collaboration-Funktionen. Sie verbessern die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern sowie Lieferanten und optimieren die Supply Chain. Das Unternehmen baut damit intensivere Beziehungen mit allen externen Partnern auf.

Veraltete Informationen sind so interessant wie die Zeitung von gestern.

Alle Daten und Informationen eines Unternehmens unterliegen einem gewissen Lebenszyklus. Dieser reicht von der Erstellung und Erfassung der Information über deren Kategorisierung, Bereitstellung, Verwaltung, Speicherung und Wiederfindung bis hin zu ihrer endgültigen Löschung. ECM-Systeme unterstützen jede Phase dieses Information Lifecycle. So verwenden bereits viele Firmen entsprechende Lösungen für alle Zyklen der Informationsverarbeitung. Diese erledigen die elektronische Bearbeitung des Posteingangs, die Verwaltung von Belegen, Rechnungen und Einkaufsakten, die elektronische Archivierung, die Suche nach selten gebrauchten Daten sowie die sichere, nicht nachvollziehbare Vernichtung sensibler und geschäftskritischer Informationen.

Der ECM-Prozess lässt sich in fünf Schritte einteilen. Er beginnt bei der Erstellung des Contents durch einen Autor. Der Inhalt wird dabei direkt eingetippt oder durch Prozesse wie Scannen, Bildbearbeitung und Formularverarbeitung digitalisiert. Im zweiten Schritt werden diese Informationen strukturiert, zum Beispiel durch Metadaten wie Autor, Dokumententyp, Zugriffsrechte, Inhalt und Speicherdauer. Anschließend erfolgt die Sicherung der Datei. Verschiedene Dokumente mit gleichem Inhalt werden dabei automatisch mit einer Versionsnummer versehen, so dass der Zugriff auf die aktuellsten Dateien sichergestellt wird. Selbstverständlich werden dabei alle Metadaten zum jeweiligen Content abgespeichert. Durch eine manuelle oder automatische Klassifizierung und Kategorisierung sorgen ECM-Lösungen dafür, dass Anwender die Inhalte schnell durchsuchen und auffinden können. Je nach Bedarf können sie den Content beliebig verwenden und neu kombinieren. Dadurch lassen sich viele Arbeitsstunden einsparen. So hat zum Beispiel Forrester Research herausgefunden, dass Mitarbeiter bis zu 40 Prozent ihrer Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden. Da sie vorhandene Dateien nicht finden, erstellen sie in bis zu 70 Prozent dieser Fälle den Content neu, anstatt die existierenden Dateien wieder zu verwenden.

Die Informationen werden im vierten Schritt dargestellt, verteilt und kommuniziert. Dabei lassen sie sich mit verschiedenen Mediendatenbanken verknüpfen, auf der Internetseite publizieren oder in anderen Medienformaten ausgeben. Zum Beispiel kann eine Infografik für eine Unternehmensbroschüre genutzt oder in eine Website integriert werden. Dabei lässt sich der Dokumentenzugriff so einrichten, dass nur autorisierte Mitarbeiter die Daten lesen und überschreiben können. Der fünfte und letzte Schritt des Information Lifecycle besteht aus der revisionssicheren Archivierung sowie nach einem vorgegebenen Zeitraum der endgültigen Löschung der Daten. Zum Finden selten benötigter Informationen stellen technisch ausgereifte Enterprise Content Management-Lösungen während des Archivierungszeitraumes Volltextsuche und Schlagwortsuche zur Verfügung.

Informationen lassen sich nur nach ordentlicher Klassifizierung schnell finden.

Bei der Entscheidung für eine bestimmte ECM-Lösung sind heutzutage neben einer optimalen Speicherverwaltung vor allem die Möglichkeiten zur Kategorisierung und zur Suche wichtig. Eine optimale Klassifizierung bildet dabei die Grundlage für entsprechende Speicher- und die Suchfunktionen. Die Einteilung kann manuell oder automatisch erfolgen. Die automatische Kategorisierung bietet große Vorteile in Bezug auf Zeit- und Kosteneffizienz. Trotzdem kann es je nach Vorgaben dazu kommen, dass einzelne Daten oder Informationen sich nicht sofort eindeutig zuordnen lassen. In diesen Fällen ist eine manuelle Interaktion nötig. Umso wichtiger ist, dass ein ECM-System beide Möglichkeiten beherrscht und einen einfachen, schnellen Wechsel zwischen den Varianten ermöglicht.

In der Regel schlagen die Lösungen für bestimmte Industriezweige und Unternehmensbereiche geeignete Kategorisierungsvarianten vor. Bei modernen Systemen können die jeweils für das Thema Verantwortlichen diese Vorgaben ihren individuellen Bedürfnissen anpassen und unternehmenseigene Taxonomien aufbauen. Dabei wickelt eine effiziente Lösung die Content-Klassifizierung im gleichen Repository ab, in dem sie auch die Inhalte verwaltet.

In international tätigen Unternehmen erleichtert eine ECM-Lösung diese Prozesse wesentlich, wenn sie mehrere Sprachen bei der Content-Klassifizierung beherrscht. So gibt es inzwischen ein System, das Englisch, Deutsch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Holländisch, Schwedisch, Norwegisch, Dänisch und Finnisch unterstützt. Nach erfolgter Kategorisierung und Klassifizierung sollte die ECM-Lösung den Content an den entsprechend optimalen Stellen im System sichern. So werden Inhalte nur dann auf Hochleistungs-Speichersystemen abgelegt, wenn sie häufig sofort benötigt werden. Bereits archivierter Content, auf den weniger oft  zugegriffen wird, lässt sich zur Langzeit-Speicherung auf ein kostengünstigeres Speichermedium verschieben.

Diese selten abgefragten und archivierten Dateien geraten bei den Mitarbeitern schnell in Vergessenheit und werden auch bei spezifischen Anfragen nicht immer gefunden. Meist liegt dies daran, dass der Anwender nicht weiß, nach welchen Kriterien er an welchen Stellen im System suchen soll. So erhält der Anfragende entweder zu viele Ergebnisse oder zu wenig oder nicht die richtigen. Weitere Suchanfragen mit verfeinerten oder anderen Begriffen stellen sich dann als recht mühsam heraus und bringen oft ebenso wenig den gewünschten Erfolg. Deswegen bieten moderne ECM-Systeme umfangreiche Funktionen für das Information Retrieval, der gezielten Wiedergewinnung von Informationen. Sie unterstützen den Suchprozess durch entsprechende Mechanismen. So schlagen sie zum Beispiel weitere Suchbegriffe oder entsprechende Einschränkungen vor. Außerdem zeigen sie bestimmte Ordner an, in denen sich weitere Dokumente befinden, die für die Anfrage interessant sein könnten. 

ECM ist eine strategisch wichtige Investition.

Eine regelmäßig unter CIOs durchgeführte Umfrage von Morgan Stanley erforscht deren Investitionsprioritäten. Dokumentenverwaltungssoftware erreicht dabei bereits den dritten Platz hinter Sicherheitslösungen und der Integration von Applikationen. Der Sektor weist gleichzeitig die höchste Wachstumsrate auf. Dies zeigt, dass Enterprise Content Management von CIOs und IT-Führungskräften inzwischen immer häufiger als strategischer Investitionsbereich betrachtet wird. Damit haben sich die meisten ECM-Bestandteile von einem anfänglichen Nischenprodukt zu einer etablierten und wichtigen Technologie entwickelt.

Es gibt aber keine Einheitslösung für Enterprise Content Management, die sich für alle Unternehmen optimal eignet. Die Einsatzmöglichkeiten variieren enorm und Firmen nutzen entsprechend in aller Regel verschiedene Content Management-Komponenten. Die meisten mittelständischen bis großen Unternehmen setzen mindestens drei oder sogar noch mehr ECM-bezogene Applikationen ein, nachdem sie anfangs Erfolge mit einer einzigen Anwendung erzielt haben. Die Einführung einer solchen Lösung in einem kleinen Rahmen, zum Beispiel nur bei einer Abteilung, kann in der Regel ein Administrator alleine erledigen. Die meisten Content Management-Produkte bieten nämlich eine stabile und einfach zu bedienende Installationssoftware. Sollte die Implementierung umfassender sein, sollte das Unternehmen jedoch mehr Ressourcen einplanen oder sich einen erfahrenen Lösungspartner suchen.

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