Klassifizierung von Informationen erleichtert die Suche
– Archivierte Daten müssen nicht verloren sein
Wer Ordnung hält, findet schneller
Mitarbeiter speichern Daten meist irgendwo im System ab
– kein Wunder, dass sie nie wieder gefunden werden. Für Unternehmen ist
aber das schnelle Auffinden wichtiger Informationen kritisch. Ein System zur
Klassifizierung von Daten erleichtert die Datensuche wesentlich.
Das effektive Arbeiten mit Informationen wird für Unternehmen
immer wichtiger. Denn bei kontinuierlich steigender Datenmenge haben die Firmen
im härter werdenden Wettbewerb immer weniger Zeit, diesen Content zu verwalten.
Aus diesem Grund ist die heute noch gängige Praxis, den Mitarbeitern selbst die
Auswahl des Speicherorts zu überlassen, sehr ineffizient. Denn Kollegen
bewerten die Wichtigkeit oder den Themenbezug eines Dokuments je nach ihrer
Abteilungszugehörigkeit unterschiedlich und legen es entsprechend in
unterschiedlichen Ordnern ab. Zusätzlich fehlt ihnen oft die Zeit, den Content
zu klassifizieren oder Metadaten wie Autor, Dokumententyp, Zugriffsrechte,
Inhalt und Speicherdauer anzugeben.
Entsprechend hat eine Studie von Fulcrum Research
herausgefunden, dass 80 Prozent der Informationen in Unternehmen unstrukturiert
abgelegt werden. Dadurch entstehen unnötiger Informationsverlust und
Mehraufwand. Nach Forrester Research sind Mitarbeiter bis zu 40 Prozent ihrer
Zeit damit beschäftigt, nach Informationen zu suchen. Da sie existierende Dateien
nicht finden, schreiben sie in bis zu 70 Prozent der Fälle das Dokument neu und
speichern es erneut an anderer Stelle ab.
ECM teilt Informationen ein
Dabei ist die gezielte Erfassung, Strukturierung und
Verwaltung von Content keine Zauberei. Denn Enterprise-Content-Management
(ECM)-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, dass wichtige Informationen an
die richtige Stelle kommen. Dazu erfassen, verwalten, klassifizieren und
speichern sie den Content und stellen ihn auf Anfrage wieder bereit. Die Daten
können dazu in verschiedenen Formaten vorliegen, als Dokumente, Tabellen,
Bilder, Zeichnungen, Webseiten, E-Mails oder Multimediadateien. ECM-Lösungen
vermeiden dabei Redundanz, regeln den Zugriff und stellen die Informationen
jederzeit auch Partnern und externen Kollegen zur Verfügung.
Für die effiziente Suche nach Daten ist eine vorherige
Klassifizierung und Kategorisierung nötig. Denn nur ordentlich strukturierte
Informationen lassen sich schnell durchforsten. Die Einteilung in Klassen oder
Kategorien lässt sich manuell oder automatisch erledigen. Die automatische
Klassifizierung funktioniert wesentlich schneller und günstiger. Doch das
ECM-System kann nicht immer alle Daten eindeutig einem bestimmten Themenfeld
oder Bereich zuordnen. Dann ist eine manuelle Einteilung durch einen
kompetenten Mitarbeiter nötig. Aus diesem Grund beherrschen moderne Content
Management-Lösungen beide Varianten und bieten einen schnellen, einfachen
Wechsel zwischen manueller und automatischer Kategorisierung.
Unterstützende Angebote – vorgefertigte Taxonomien
Damit Unternehmen ihre Ordnungs- und Kategoriestruktur nicht
völlig neu aufbauen müssen, stellen ECM-Systeme meist entsprechende Vorgaben
für verschiedene Unternehmensbereiche und Industriebranchen bereit. Diese
lassen sich bei modernen Systemen individuellen Bedürfnissen anpassen. So
können die Themen-Verantwortlichen ihre eigenen, firmenspezifischen Taxonomien
entwickeln.
International tätige Unternehmen sind dabei auf Lösungen
angewiesen, die mehrere Sprachen unterstützen. So sollte die Kategorisierung
der Informationen mindestens in Englisch, Deutsch, Italienisch, Französisch und
Spanisch möglich sein. Nach der Klassifizierung werden die Daten automatisch an
die entsprechend optimalen Stellen im System abgespeichert. So werden
Dokumente, die zeitnah und oft zur Verfügung stehen sollen, auf
Hochleistungssystemen abgelegt. Dateien, die seltener benötigt werden, sichert
die ECM-Lösung zur Langzeit-Archivierung auf einem kostengünstigeren
Speichermedium.
Selten benötigte Dateien finden
Selbst spezifische Anfragen finden diese archivierten
Dokumente nur selten. Ursache dafür ist häufig, dass der Mitarbeiter nicht
weiß, an welchen Stellen im System er nach welchen Kriterien suchen soll. So
erhält er entweder zu wenig, nicht die richtigen oder zu viele Ergebnisse.
Erneute Suchanfragen mit anderen, ergänzten oder eingeschränkten Suchbegriffen
bringen häufig ebenso wenig relevante Resultate. Aus diesem Grund bieten
aktuelle ECM-Lösungen umfangreiche Funktionen für das gezielte Auffinden von
Informationen, das so genannte Information Retrieval. Zum Beispiel unterstützen
sie den Prozess, indem sie weitere Suchwörter oder entsprechende Eingrenzungen
vorschlagen. Zudem weisen sie auf Systemordner hin, die möglicherweise weiteren
Content zum Thema enthalten.
So erleichtern Content Management-Systeme einerseits durch
eine effiziente und nachvollziehbare Kategorisierung und andererseits durch
methodische Unterstützung das Auffinden von Informationen. Damit schaffen
Unternehmen den Spagat zwischen der zunehmenden Datenmenge und der kürzeren
Zeit zur Auswertung und erhöhen durch diese Effizienzsteigerung der
Informationsverwaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich.
Für redaktionelle Fragen:
Fink & Fuchs Public Relations AG
Antje Singer
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