So einfach wie Telefonieren
Collaboration-Lösungen bieten viel Potenzial für
Prozessoptimierungen
Die Abwicklung von Geschäftsprozessen findet nach einer
Studie von Gartner nicht nur innerhalb eines Unternehmens statt, sondern auch
im externen Austausch und auf kollaborativer Ebene. Collaboration-Tools sind
nicht nur als Einzellösung vorteilhaft für die Teamarbeit, sondern können,
eingebunden in Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme, unternehmensübergreifende
Prozesse unterstützen. ECM-Systeme können elektronische Inhalte zentral
erfassen, verwalten, speichern und bereit stellen. Dokumenten- und
Web-Content-Management sowie Archivierung und Storage bis hin zu Collaboration
spielen im Rahmen von ECM-Systemen eine wichtige Rolle. So unterstützen
Collaboration-Lösungen Unternehmen maßgeblich dabei, im Wettbewerb zu bestehen
– vorausgesetzt, sie sind intuitiv zu bedienen und schaffen eine
sofortige Akzeptanz bei den Nutzern.
Collaboration-Tools im Einsatz
Zwei zentrale Anforderungen an Collaboration-Lösungen sind
das Erstellen von Inhalten sowie die Koordination und Kontrolle
unternehmensübergreifender Prozesse. Bereits als einzelne Applikation stellen
sie ein sinnvolles Tool dar, wenn Arbeitsgruppen und Projektteams den Bedarf
haben, über Abteilungen,
Unternehmensgrenzen oder auch Zeitzonen hinweg zu kommunizieren. Mit
einem Klick ins Web und persönlichem Zugang zu der abteilungs- oder
projektbezogenen Arbeitsplattform stehen allen Teammitgliedern, ob zu jeder
Zeit die aktuellen Informationen zur Verfügung. Die Beteiligten können
klassische Funktionen wie Dateiablage, Kalender oder Diskussionsforen nutzen
und Notizen eines Brain-Storming zum Beispiel in eine Word-Datei überführen und
auf der Plattform hinterlegen.
Ist die Collaboration-Lösung in eine ECM-Plattform integriert, kann sie
auch vordefinierte Arbeitsabläufe unterstützen und automatisierte,
standardisierte Prozesse anstoßen. Beispielsweise arbeitet eine Forschungs- und
Entwicklungsabteilung in den USA an einer neuen Produktserie und hinterlegt
Entwürfe hierfür im virtuellen Arbeitsraum. Die jeweils als stimmberechtigt
definierten Kollegen in den europäischen Standorten werden automatisch per
E-Mail zur Abstimmung aufgefordert. Sie können ihre Bewertungen ihrer Zeitzone
entsprechend auf der Collaboration-Plattform einstellen. Darüber informiert das
System wiederum die Kollegen in den USA. Auch wenn es zu einer
Prozesseskalation kommt, etwa die Unterbrechung einer Lieferkette, alarmiert
das System den definierten Krisenstab via E-Mail oder SMS. Dieses ad hoc
einberufene Projektteam von Mitarbeitern und externen Partnern findet in der
Collaboration-Plattform seine zentrale Informationsdrehscheibe. Sie stellt die
entscheidenden Daten und Analysen zu dem Prozessverlauf direkt bereit und
unterstützt das Team so bei einer raschen Lösungsfindung. Darüber hinaus wird
unnötige, zeitaufwändige Kommunikation und Abstimmung via Telefon, E-Mail, und
Meeting zwischen den einzelnen Teilnehmern reduziert und damit das Problem
schneller behoben.
Entscheidend ist, dass ein Collaboration-Tool nach exakt
definierten, einzelnen Arbeitsschritten vorgeht, die später auch reproduziert
und transparent dargestellt werden können. So lassen sich Prozesse nicht nur
beschleunigen, sondern vor allem auch kontrollieren und somit leichter
optimieren.
Für Unternehmen, die einen hohen Marketingaufwand betreiben,
bietet eine Collaboration-Lösung basierend auf einer ECM-Plattform noch mehr
Potenzial: sie können web-basierte Medienverzeichnisse verwalten und sämtliche
Standardprozesse bei Grafik und Bildbearbeitungen auf der Team-Plattform
durchführen. Somit wird die Collaboration-Lösung zu einem zentralen Tool mit
Zugriffs-, Transformations- und Kommunikationsmöglichkeiten. Unternehmen wie
Vodafone und Maxdata wickeln ihre internationalen Marketingkampagnen und das
Supply-Chain-Management bereits über die entsprechende Lösung eRoom von EMC ab.
Intuitive Anwendung schafft Akzeptanz
Zu den Vorteilen der webbasierten Collaboration-Lösungen
gehört, dass sie den individuellen Anforderungen der Fachabteilungen
entsprechen. Denn ob Marketing, Produktentwicklung oder Supply Chain –
jeder Bereich steht in einer anderen Wettbewerbssituation und benötigt zur Optimierung
seiner Arbeitsprozesse andere Funktionen. Der führende Öl- und Gaskonzern
Mitteleuropas, OMV, setzt Documentum eRoom von EMC als zentrales
Kommunikationswerkzeug im Rahmen des IRIS (Internationale R&M Integrierte
Systemlandschaft)-Projektes ein. Rund 200 Mitarbeiter nutzen die
Collaboration-Plattform für die Dokumentation der Arbeitsergebnisse, die Ablage
und Pflege von Dokumenten sowie für die Steuerung des Arbeitsfortschrittes.
„eRoom erleichtert uns die Projektarbeit ganz wesentlich durch die Beschleunigung
der Abläufe, eine von allen und von jedem Standort aus einsehbare
Projektdokumentation und insbesondere durch die absolute Transparenz der
Bearbeitungsstände“, beschreibt Marcus Frantz, IT-Projektleiter IRIS Line of
Business bei OMV, die Vorteile der Anwendung.
Eine Collaboration-Lösung ist per se eine dynamische
Arbeitsumgebung. Fachanwendungen, Änderungen oder Anpassungen müssen daher ohne
die IT-Abteilung eines Unternehmens flexibel realisierbar sein. Dabei ist
entscheidend, dass die Collaboration-Plattform durch eine intuitiv zu
bedienende Umgebung eine rasche Akzeptanz bei den Nutzern findet. Lösungen, die
einen hohen Schulungsbedarf benötigen, sind zum Scheitern verurteilt, denn eine
Collaboration-Plattform soll so einfach wie ein Telefon genutzt werden. Eine
Voraussetzung, die eRoom laut Jürgen Haas, IRIS Projektleiter Line of Business
bei OMV erfüllt, denn „nach den zu erwartenden, anfänglichen Bedenken der
Anwender bezüglich der Handhabung, ist eRoom mittlerweile die zentrale
Drehscheibe für unser Projekt“. Für den Anwender öffnet sich bei der EMC
Documentum-Lösung eine vertraute Oberfläche. Die Plattform lehnt sich im
Auftritt zum einen stark an die gewohnte Windows Explorer-Struktur an und lässt
sich zum anderen auch der individuellen Corporate Identity anpassen.
Speicherlösung als Basis
Collaboration und ein effizientes ECM sind ohne die passende
Speicherinfrastruktur im Hintergrund kaum denkbar. Für ein optimales
Datenmanagement müssen Unternehmen eine Informationsinfrastruktur aufbauen, die
den Anforderungen der ECM-Systeme gerecht wird. Die Anwender haben erkannt,
dass im Rahmen einer ILM-Strategie ECM und Storage immer enger zusammenwachsen.
In Zusammenarbeit mit den Speicherherstellern entwickeln sie daher umfassende
Konzepte für die Datenspeicherung, die von der Speicher-Hardware bis zum
Content Management reichen. Während die Klassifizierung der Daten
beispielsweise von ECM-Systemen übernommen wird, bildet eine mehrstufige,
vernetzte Speicherinfrastruktur die nötigen Service Level für jede
Datenkategorie ab.
Der Einsatz einer Collaboration-Lösung ist unabhängig von der
Größe eines Unternehmens , entscheidend sind vielmehr dessen Arbeitsweisen.
Kommuniziert es mit einer Vielzahl Externer und produziert es dabei enorme
Datenmengen, dann sind dies erste Indikatoren für einen sinnvollen Einsatz. Den
höchsten Mehrwert bietet eine Collaboration-Lösung dann, wenn sie unternehmens-
und prozessübergreifend im Rahmen einer ECM-Plattform eingesetzt wird.
Für redaktionelle Fragen:
Fink & Fuchs Public Relations AG
Antje Singer
Tel: 089-5 89 78 70
antje.singer@ffpr.de
