Effizienzsteigerung durch Business Process Management

Collaboration-Lösungen bieten viel Potenzial für Prozessoptimierungen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ein immer größeres Arbeitsvolumen mit immer weniger Mitarbeitern bewältigen zu müssen. Um dies zu realisieren und um die Kosten für Prozesse zu reduzieren, ist es notwendig die Geschäftsprozesse automatisch abzuwickeln. Durch eine Automatisierung lassen sich betriebliche Vorgänge erheblich effizienter gestalten und Unternehmensregeln und -richtlinien umsetzen. Zudem wird sichergestellt, dass Informationen nicht verloren gehen und sie tatsächlich die Adressaten erreichen. Die QualitätOrganisation und Koordination der Prozesse wird mit Business Process Management (BPM) auf ein erweitertes Niveau gehoben. Nach einer Studie des Marktforschungsunternehmens Gartner findet die Abwicklung von Geschäftsprozessen überwiegend auf einer unternehmensübergreifenden und kollaborativen Ebene statt. Collaboration-Tools sind nicht nur als Einzellösung vorteilhaft für die Teamarbeit, sondern können, eingebunden in Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme, unternehmens-übergreifende Prozesse unterstützen.

Während einige Organisationen auf Abteilungsebene bereits Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen implementiert haben, fehlt bei vielen ein unternehmensweites und unternehmensübergreifendes System zur Verbesserung der Geschäftsprozesse. Dadurch entstehen eine Reihe von Problemen: Manuelle Prozesse sind zeit- und kostenintensiv, benötigte Informationen liegen verteilt über verschiedene Systeme vor und durch Übergehungunbewusstes Fehlverhalten der Endanwender wichtiger Schritte drohen Compliance-Verletzungen. Daraus resultieren explodierende Kosten, hohe Fehlerraten und eine niedrige Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus verringern sich die Möglichkeiten, rechtzeitignotwendige Marktveränderungen zu adaptieren. Zur Lösung dieser Probleme ist es nicht ausreichend, bestimmte Workflows Abläufe in Form von Workflows zu optimieren, die sich jeweils nur auf bestimmte Einzelprozesse beziehen. Man benötigt ein komplettes Business Process Management-System, das unternehmensweit alle Prozesse und Anwendungen umfasst. Der Workflow ist nur eine Teilmenge des Business Process Managements.

Abteilungs- und branchenübergreifende Lösung

Von einer Automatisierung können die verschiedensten Geschäftsprozesse profitieren. Dazu zählen sowohl Fertigungsabläufe bei der Einführung neuer Produkte als auch die Verwaltung von Entwurfsänderungen, das innerbetriebliche Bestellwesen und behördenspezifische Prozesse, zum Beispiel die Erteilung von Bau- und Betriebsgenehmigungen. Im Finanzdienstleistungssektor lassen sich unter anderem die Bereiche Schadensbearbeitung und Darlehensvergabe gewinnbringend automatisieren.  Dabei decken die verschiedenen Geschäftsprozesse ein breites Spektrum ab – von hochgradig strukturierten bis hin zu unstrukturierten Collaboration-Prozessen. Während strukturierte Prozesse eine stabile Entwicklungs- und Prozess-Engine benötigen, ist für unstrukturierte Prozesse eine Umgebung erforderlich, die ungehinderte, flexible Collaboration ermöglicht. Nahezu alle Geschäftsprozesse verlangen jedoch Funktionen zur Ausnahmebehandlung, zur Eskalationsverarbeitung und zur Entscheidungsfindung in einer teamorientierten Umgebung, die eine effiziente Benutzerintervention gestattet.

Business Process Management mit EMC

Das Unternehmen EMC bietet eine Reihe von Produkten  und Lösungen, mit denen Unternehmen einen optimalen Nutzen aus dem Business Process Management (BPM) ziehen können. Mit der EMC Documentum Business Process Management-Lösung können Prozesse automatisiert werden, die sowohl von Benutzern ausgeführte als auch automatisch ablaufende Aktivitäten umfassen. Dabei unterstützt die Lösung IBM-Middleware  sowohl betriebssystemseitig als auch datenbankseitig. Dabei werden eine Vielzahl von Betriebssystemen und Datenbanken unterstützt, da EMC konsequent auf die Java-Umgebung setzt. Die EMC Documentum BPM-Lösung basiert auf einer leistungsstarken Prozess-Engine – der Documentum Plattform. Sie bietet ausgezeichnete Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Zudem stellt die Plattform eine Reihe nützlicher Zusatzfunktionen bereit, wie beispielsweise die Verwaltung dauerhafter Zustände sowie umfassende Prüf- und Berichterstellungsfunktionen. Der Business Process Manager, ein zentraler Bestandteil der Lösung, ist ein leicht zu bedienendes, grafisches Tool, das eine vordefinierte Palette von Geschäftsprozessen bietet. Gleichzeitig hat der Nutzer die Möglichkeit, eigene Aufgaben und Projekte zu integrieren. Dem Anwender stehen hierfür übersichtliche Dialogfelder und Drag & Drop-Funktionen zur Verfügung. Komplexeste Prozesse lassen  sich ohne großen Aufwand in kurzer Zeit entwerfen und definieren. Darüber hinaus ermöglicht das Tool die Verknüpfung von Formular-Layout-Elementen mit den Prozessdaten und schafft so die Interaktion mit Workflows, Geschäftsprozessen und anderen im Repository abgelegten Objekten. Mit den Business Process Services (BPS) können weitere Geschäftsprozesse integrieren und auf externe Systems ausgedehnt werden. Dazu zählen Unternehmensapplikationen und Enterprise Application Integration (EAI)-Systeme ebenso wie Web Services und einzelne Benutzer. BPS ist eine sofort einsetzbare Standard-Integrationslösung für externe Systeme.

Collaborative Prozesse

Mit dem Documentum eRoom, einem web-basierten Collaboration Tool, unterstützt EMC die Zusammenarbeit die Mitarbeiter über Raum- und Zeitgrenzen hinweg und trägt somit ebenfalls zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei. Auf verschiedene Standorte verteilte Teams verfügen über die Möglichkeit, Entwicklung und Lieferung von Produkten und Services zu beschleunigen. Die Teams und Abteilungen haben mit eRoom Einsicht in den aktuellen Status ihrer Projekte und Geschäftsprozesse und können umgehend auf bestimmte Situationen reagieren. Die verbesserte Zusammenarbeit begünstigt Innovation, Problemlösung und Entscheidungsfindung. Durch seine Flexibilität und Konfigurierbarkeit lässt sich der eRoom an eine Vielzahl von Geschäftsprozessen anpassen. Darüber hinaus stellt er ein wichtiges Instrument für die Entscheidungsfindung im Team, die Eskalationsverarbeitung und die Ausnahmebehandlung strukturierter Prozesse dar: Plant etwa ein Unternehmen die Einführung eines neuen Produkts, sind zunächst alle notwendigen Dokumente zentral in der Enterprise-Content-Management-Plattform abgelegt. Vertriebs- und Marketingabteilung erstellen einen eRoom für die Entwicklung des neuen Produkts und entwerfen gemeinsam eine Produktskizze. Diese Skizze wird  nun aus dem eRoom in einen Freigabeprozess überführt. Die Rechtsabteilung stimmt zu, ebenso die Entwicklungsabteilung. Die Geschäftsleitung hingegen lehnt die Produktskizze ab. Anstatt den Prozess an dieser Stelle zu stoppen und die Entscheidungsfindung zu verzögern, wird automatisch die Erstellung eines neuen eRooms veranlasst, mit allen notwendigen Informationen und Dokumenten. Die Verantwortlichen aller bisher beteiligten Abteilungen werden automatisch benachrichtigt und eingeladen, um im neu erstellten eRoom eine Lösung zu finden.

Nutzenpotentiale von BPM

Die Installation und Nutzung einer unternehmensweiten Business Process Management-Lösung verhilft Unternehmen dabei, schneller und flexibler am Markt zu agieren. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen führt zu Effizienzsteigerungen, Verkürzungen von Produktlebenszyklen und zur Produktivitätssteigerung. Collaborative Arbeitsprozesse erhöhen zudem die Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens und fördern somit die Innovation. Im Gegensatz zu manuellen Prozessen verringern sich die Kosten und die Qualität der Prozesse steigt.  Fehler werden reduziert und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien wird gewährleistet.

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