Outtasking - die flexiblere Form der Auslagerung
Das Management von IT-Infrastrukturen in Unternehmen wird
immer aufwändiger. Stetig zunehmende Datenmengen, neue Applikationen und
strengere gesetzliche Vorgaben zwingen Firmen aller Größenordnungen, in ihre IT
zu investieren und sie den aktuellen und zukünftigen Anforderungen anzupassen.
Dabei müssen sie jedoch meist knappe Budgets berücksichtigen und stets die
Kosten im Auge behalten.
Trotzdem muss die IT-Abteilung als Dienstleister für das
gesamte Unternehmen fungieren und dem Geschäft unmittelbar zuträglich sein. In
vielen Fällen sind die Abteilungen jedoch personell unterbesetzt und können den
wachsenden Herausforderungen kaum gerecht werden. Abhilfe verspricht das viel
beschworene Outsourcing: Ein Unternehmen lagert seine IT ganz oder teilweise
aus und übergibt den Betrieb und die Pflege an einen externen Dienstleister.
Das spart Kosten und setzt Kapazitäten bei Mitarbeitern frei, die sich um
andere unternehmenskritische Aufgaben kümmern können. Allerdings sind mit dem
Outsourcing auch Nachteile wie der Verlust von Know-how und der Kontrolle über
die IT verbunden. Dies bringt viele Unternehmen dazu, über Alternativen
nachzudenken. Mit Outtasking-Dienstleistungen wie den Storage Managed Services
bietet EMC solche Alternativen, die für den Anwender erheblich flexibler,
kostengünstiger und transparenter sind.
Das Thema Outsourcing ist derzeit in aller Munde. Zu Recht,
denn die Auslagerung der IT an einen externen Dienstleister hat unbestreitbare
Vorteile. Nicht nur neue Projekte und Anforderungen der Fachabteilungen sowie
die explosiv wachsenden Datenmengen – hervorgerufen durch Korrespondenz
per E-Mail und zunehmend digitalisierte Workflows – stellen die
Unternehmen vor neue Herausforderungen. Auch strengere interne Regularien und
gesetzliche Vorschriften zur Archivierung und Sicherung steuerrelevanter Daten
zwingen Firmen aller Branchen dazu, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen,
die diesen Anforderungen gerecht wird. Für Unternehmen ist es aber zunehmend
schwierig geworden, die IT technisch und organisatorisch auf dem neuesten Stand
zu halten, störungsfrei zu betreiben und zu verwalten. Budget wie Personal sind
begrenzt, gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen gibt es oft keine
speziell ausgebildeten IT-Administratoren. Daher nehmen immer mehr
Organisationen externe Dienstleister in Anspruch und überlassen diesen Betrieb,
Wartung und Verwaltung ihrer Systeme. Die Unternehmen können sich um ihr
Kerngeschäft kümmern, Kosten sparen und ihre Ressourcen effizienter einsetzen.
Outsourcing-Markt wächst
Somit ist es kaum verwunderlich, dass der weltweite
Outsourcing-Markt laut Gartner Dataquest im Jahr 2004 ein Volumen von mehr als
240 Milliarden US-Dollar umfasste. Für 2005 und 2006 prognostiziert das Marktforschungsunternehmen
sogar Umsätze von knapp 260 Milliarden beziehungsweise 278 Milliarden Dollar.
Auch die Unternehmensberatung Accenture sagt in ihrer Studie „Outsourcing 2007“
für Deutschland jährliche Wachstumsraten von zehn bis zwanzig Prozent voraus.
Eine Boombranche also; trotzdem werden auch kritische Stimmen immer lauter.
Marktuntersuchungen belegen, dass viele Outsourcing-Projekte von den
Unternehmen als weniger oder nicht erfolgreich eingestuft werden. Accenture
zufolge ist dies sogar bei etwa 30 Prozent der befragten Unternehmen der Fall.
Weitere sechs Prozent der befragten Top-Manager sahen sich zudem nicht in der
Lage, den Erfolg überhaupt zu evaluieren. Eine erschreckende Zahl, denn bei
einem geschätzten Marktvolumen von neun Milliarden Euro in Deutschland bedeutet
dies, dass etwa drei Milliarden Euro fehlinvestiert wurden.
Outsourcing vs. Outtasking
Viele Unternehmen fürchten zudem, durch die Auslagerung der
IT Know-how zu verlieren und in die Abhängigkeit eines externen Dienstleisters
zu geraten. Dieser entwickelt die Systeme weiter und setzt bei Bedarf neue
Prozesse auf. Die Kontrolle über Applikationen, unternehmenskritische Abläufe,
Entscheidungen und Ressourcen geht dabei verloren, wenn nicht ein umfassendes
Controlling und Reporting aufgesetzt wird. Bei umfangreichen Outsourcing-Deals
ist ein solches Controlling jedoch nur schwer möglich, der Kunde ist über Jahre
hinweg weitgehend abgeschnitten von seiner IT. Laufen die Verträge dann nach
der vereinbarten Laufzeit aus, kann die IT meist nur mit viel Aufwand wieder rückintegriert
werden. Die eigenen Mitarbeiter – soweit überhaupt noch vorhanden –
sind in der Regel nicht mehr auf dem neuesten Stand, teure Schulungen und
Einarbeitungszeiten sind die Folge.
Um dies zu vermeiden, geht der Trend heute eher zur
selektiven Auslagerung bestimmter Bereiche der IT oder einzelner Prozesse, dem
so genannten Outtasking. Ein modular aufgebautes Service-Angebot erlaubt es den
Anwendern, sich ein individuelles Dienstleistungspaket für die jeweiligen
Anforderungen zu schnüren. Das Ziel ist eine auf die Geschäftsziele des
Unternehmens ausgerichtete IT-Infrastruktur, die von Spezialisten aufgebaut und
verwaltet wird. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Kunde und
Dienstleister entscheidend. „Wir sind mit unseren Outtasking-Services ganz eng
am Kunden. Wir kennen und verstehen seine internen Abläufe und geschäftlichen
Ziele“, beschreibt Rainer Debus, Leiter der Technical Solutions Group bei EMC,
das besondere Merkmal des Outtasking. „Nur so können wir die IT-Umgebung
entsprechend aufbauen und managen und den Kunden helfen, ihre Geschäftsziele zu
erreichen.“ Beim Outtasking bleiben die IT-Systeme des Kunden in der Regel im
eigenen Haus. Gemeinsam legen Dienstleister und Anwender Service Level Agreements
(SLAs) fest. Die Leistungen werden an die individuellen Anforderungen und Ziele
des Unternehmens angepasst und decken ein breites Spektrum ab: von der Planung
und dem Aufbau der Infrastruktur über alltägliche Speicheraufgaben wie
Bereitstellung und Problemmanagement bis hin zur Entwicklung langfristiger
Speicherstrategien. Dadurch, dass die IT im eigenen Hause bleibt, kann der
Anwender alle Abläufe und Tätigkeiten genau überwachen und verliert nicht die
Kontrolle über seine IT. Zudem wird jeder einzelne Prozess vom Dienstleister
umfassend dokumentiert. So kann der Kunde bei Vertragsende den Betrieb der IT
leicht wieder selbst übernehmen.
Managed Services bei Siemens VDO und Toyota Motorsport
Die Toyota Motorsport GmbH (TMG) arbeitet seit langem mit EMC
auf diesem Gebiet zusammen. Für den Formel-1-Rennstall fungiert der
Speicherhersteller als Generalunternehmer in Sachen Storage und hat für eine
Laufzeit von zunächst 42 Monaten Planung, Aufbau und Betrieb der gesamten
Speicherinfrastruktur übernommen. „Die Zusammenarbeit bietet mir einen ganz
wesentlichen Vorteil: Ich muss keine eigenen Ressourcen vorhalten“, erläutert
Thomas Schiller, General Manager IT & Process Administration bei TMG. „Indem
ich das Storage Management in die Hände von EMC lege, kann ich mich auf andere
Aufgaben im eigentlichen Kerngeschäft konzentrieren.“
Auch mit Siemens VDO Automotive hat EMC ein Konzept
erarbeitet, das den Betrieb und das Management der Speicherumgebung des
Automobilzulieferers in dessen hauseigenen Rechenzentren vorsieht.
Neben der Entlastung behalten Unternehmen durch Outtasking
vor allem weiterhin die Kontrolle über ihre Systeme und erzielen schnellere,
schlankere Speicherabläufe sowie effizientes Management und optimale Ausnutzung
der Ressourcen vor Ort.
