Enterprise Content Management

Der Datenflut begegnen

Enterprise Content Management-Lösungen erhöhen Bürgernähe und Transparenz

Mehr Bürger- und Serviceorientierung, weniger Bürokratie sowie erhöhte Transparenz und Effizienz: dies sind die Anforderungen an Behörden und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung. Um dies zu erreichen, setzen Kommunen heutzutage verstärkt auf den Einsatz von Informationstechnologie. Dabei produzieren sie tagtäglich enorme Mengen an Daten und elektronischen Inhalten. Viele Kommunen stehen in Konkurrenz um Gewerbetreibende und Unternehmen, während die Bürger eine zunehmende Serviceorientierung ihrer Verwaltung erwarten. Um beide Seiten gut bedienen zu können, müssen auch interne Vorgänge optimiert und beschleunigt werden. Daher haben viele kommunale Einrichtungen ihre bisher meist papierbasierten Arbeitsabläufe auf elektronische Workflows umgestellt. Viele Informationen, die früher auf Papier vorlagen und in Akten abgeheftet wurden, werden heute elektronisch erstellt, verarbeitet und archiviert. Der Einsatz von E-Mail-Systemen, Internet- und Intranet-Anwendungen sowie elektronischen Antrags- oder Steuerformularen für die Bürger bringt eine Reihe von Vorteilen, resultiert jedoch auch in einer zunehmenden Datenflut, die von den Kommunen bewältigt werden muss. Die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Wiederverwendung dieser Informationen stellt für jede Behörde, aber auch für Unternehmen eine tägliche Herausforderung dar. Enterprise Content Management (ECM)-Systeme von EMC bieten eine Möglichkeit, die elektronischen Inhalte zu steuern, zu verwalten und zu kontrollieren.

Mit einer einzigen Plattform ermöglicht ECM in der Regel die gemeinschaftliche Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Inhalten. Dazu gehören Dokumente, Tabellen, Verträge, Formulare ebenso wie E-Mails oder Webseiten. Auf der Basis einer ECM-Lösung können Behörden und Unternehmen diese verschiedenen Arten von Content in mehreren Sprachen in internen und externen Systemen für verschiedene Applikationen und Benutzergruppen bereitstellen. ECM verwaltet zudem die Informationen während ihrer gesamten Lebensdauer, von der Erstellung über die Weiterverarbeitung bis zur Archivierung oder endgültigen Löschung. Die kommunalen Mitarbeiter werden durch automatisierte Prozesse und Workflows entlastet, zudem wird die Bereitstellung von Informationen intern wie extern optimiert. ECM ermöglicht so eine höhere Effizienz und mindert das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen oder interne Richtlinien. Nicht zuletzt profitiert durch die schnellere Bearbeitung von Anträgen und effizientere Abläufe auch der Bürger vom Einsatz der ECM-Lösungen in Behörden. Kein Wunder also, dass sich ECM auch in der öffentlichen Verwaltung mehr und mehr durchsetzt.

Dokumenten-Management beim Bundesverwaltungsamt

Bereits seit 1995 setzt das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln die unter Mitarbeit des IT-Dienstleisters gedas entwickelte ECM-Lösung Favorit OfficeFlow ein. Auf der Basis von EMC Documentum 5 unterstützt die Software-Lösung die Bearbeitung von elektronischen Dokumenten vom Posteingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Favorit ist ein elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem, das sich unmittelbar an den Bedürfnissen der modernen Verwaltung ausrichtet. Neben den Standardfunktionen für Eingangsbearbeitung, Vorgangssteuerung, Ausgangsbearbeitung, Schriftgutverwaltung und Archivierung steht dem BVA eine leistungsfähige Plattform für die Implementierung sowohl interner als auch behördenübergreifender Prozesse zur Verfügung.

Das BVA arbeitet als zentrale Dienstleistungsbehörde des Bundes mit zahlreichen anderen Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene zusammen. Rund 2.200 Mitarbeiter erfüllen mehr als 120 sehr unterschiedliche Fachaufgaben für alle Bundesministerien, beispielsweise die Abwicklung der Rückzahlung von BAföG-Krediten, die zentrale Vergabe von Bildungskrediten oder die Verwaltung der deutschen Schulen im Ausland. Aufgabenvielfalt und häufige, meist kurzfristige Aufgabenwechsel stellen hohe Anforderungen an die Organisation der Arbeitsprozesse und die unterstützenden Systeme. Mit Favorit auf der Basis der EMC Documentum Software konnte das BVA viele Aufgaben übernehmen, die sonst hohen personellen Mehraufwand bedeutet hätten.

Verbesserte Wirtschaftlichkeit und höhere Effizienz

Um die Entwicklungskosten für die öffentliche Hand klein zu halten, wollte das BVA die konkrete Umsetzung von Favorit bei der Einführung zunächst nur mit einem Standardprodukt realisieren. Nach intensiver Prüfung der am Markt verfügbaren Lösungen haben sich die Verantwortlichen schließlich für das System von EMC entschieden. EMC Documentum 5 ist ein umfassendes Content Management-Produkt, das verschiedene Arten von Informationen – Dokumente, Web-Inhalte, Bilder oder Multimediadateien – und unterschiedlichste Prozesse wie Zusammenstellung, Gruppierung und Collaboration unterstützt. Darüber hinaus sind auch alle von EMC zertifizierten Server- und Client-Plattformen grundsätzlich auch für Favorit nutzbar.

Bislang wurden beim BVA bereits mehr als 60 Millionen Seiten digitalisiert und in den elektronischen Workflow integriert. Der Papieranteil an den Verwaltungsvorgängen wird so auf ein Minimum reduziert. Das umständliche und zeitaufwändige Akten wälzen bei Anfragen wird durch schnelle elektronische Suchfunktionen ersetzt. Spezielle Module, beispielsweise für das BAföG-Verfahren, stellen die Anpassungsfähigkeit des Systems an besondere Behörden-Anforderungen sicher.

Der Einsatz in der Praxis zeigt, dass die ECM-Lösung die Leistungsfähigkeit steigert und so die Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung nachweislich erhöht. So hat das BVA bei der BAföG-Bearbeitung bereits einen Effizienzgewinn von 30 Prozent zu verzeichnen. Die Verantwortlichen sind überzeugt, ähnliche Verbesserungen auch in vielen anderen Aufgabenfeldern erreichen zu können. Zudem ist die Benutzerfreundlichkeit ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg von Favorit. Diese wird durch die frühzeitige, intensive Einbindung der praxiserfahrenen kommunalen Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess erreicht.

Auch andere Behörden profitieren von der Entwicklungsleistung des BVA und des Dienstleisters gedas. Favorit ist eine Softwarelösung nach dem „Einer-Für-Alle“ Prinzip, die vom Bundesamt kostenlos an andere interessierte Behörden in Deutschland weitergegeben wird. Etwa 30 kommunale, Landes- und Bundeseinrichtungen arbeiten bereits mit dem Favorit-System.

Das Rats-Informations-System (RatsIS) der Landeshauptstadt München

Auch Deutschlands größte Kommunalverwaltung in München will von den Vorzügen einer umfassenden ECM-Lösung profitieren. Immer kompliziertere Entscheidungen unter hohem Zeitdruck – mit dieser Situation sahen sich auch die Münchner Kommunalpolitiker verstärkt konfrontiert. Um flexibler zu werden, schneller auf Anfragen und Anträge reagieren zu können und Abläufe für den Bürger transparenter zu gestalten, hat der Münchner Stadtrat auf Empfehlung des Oberbürgermeisters Christian Ude Ende 1998 die Einführung eines elektronischen Ratsinformationssystems (RatsIS) auf der Basis einer ECM-Lösung von EMC beschlossen. Außer den Bürgern profitieren auch die ehrenamtlichen Stadträte sowie die Mitarbeiter der Stadtratsfraktionen, deren Arbeitsalltag erheblich erleichtert wird.

Pilotversuch vor der Einführung

Bevor das Informationssystem online ging, wurde es einer rund einjährigen Testphase unterzogen. Für den Pilotversuch stellten sich einige der ehrenamtlichen Münchner Stadträte zur Verfügung. Um mit RatsIS arbeiten zu können, wurden sie mit einem Notebook mit ISDN-Karte sowie mit einem ISDN-Anschluss in ihren Wohnungen ausgestattet. Damit wurde der Zugriff auf das System nicht nur im Rathaus, sondern auch jederzeit von zu Hause aus möglich.

Die Testphase begann im Februar 2000. Nach Abschluss einer detaillierten Prozessanalyse wurden die erforderlichen technologischen und fachlichen Anpassungen spezifiziert. Von Juni bis September 2000 erfolgte die Implementierung durch den IT-Dienstleister gedas. Neben der Integration des Dokumentenmanagementsystems von EMC wurde das Ratsinformationssystem dabei umfangreich überarbeitet. Schließlich lag im Oktober eine Version vor, dessen mehrschichtige Internet-Anwendungsarchitektur vollständig in Java implementiert wurde und außer einem gängigen Internet-Browser keine weiteren Voraussetzungen am Arbeitsplatz-PC erfordert. Vor Inbetriebnahme wurde RatsIS in die existierende Systemlandschaft bei der Landeshauptstadt München integriert. So wurde neben der Anbindung von E-Mail-Systemen, Terminkalendern und News-Diensten auch eine Integration mit dem zentralen X.500-Benutzerverzeichnis sowie die automatische Bereitstellung von RatsIS-Informationen auf der öffentlichen Website der Landeshauptstadt unter www.muenchen.de geschaffen.

Informationen schnell und papierlos zur Hand

Seit über 4 Jahren ist das RatsIS im Münchner Rathaus im praktischen Einsatz. Die angeschlossenen Stadträte können rund um die Uhr und von jedem Ort mit ISDN-Anschluss elektronisch eine Fülle von Funktionen nutzen. So lassen sich heute über das Internet Stadtratsanträge und -anfragen stellen, einsehen und im elektronischen Archiv recherchieren. Per E-Mail können die Stadträte nicht nur kommunizieren, sondern ihre Anträge auch von zu Hause aus verschicken. Beschlussvorlagen und Stadtratsbeschlüsse können vor und nach den jeweiligen Sitzungen des Stadtrates gelesen werden. Per Mausklick lassen sich so Vorgänge jederzeit lückenlos und im Detail nachvollziehen. Jede Stufe, die ein Antrag durchläuft, kann chronologisch nachverfolgt und kontrolliert werden. Auch die Arbeit von Gremien und Ausschüssen ist im RatsIS dokumentiert, was für jeden Stadtrat oder die Mitarbeiter der Fraktionen die Suche nach Informationen und Vorgängen erheblich erleichtert. Recherchiert werden kann jetzt außerdem nicht nur über ein elektronisches Archiv und in einer angeschlossenen Wissensdatenbank, sondern auch im Internet.

Eine wichtige Komponente von RatsIS ist die Termindatenbank. So sind Tagesordnungen und Termine von Stadtratssitzungen über RatsIS elektronisch verfügbar und lassen sich jederzeit einsehen. Termine gehen automatisch an jeden Stadtrat, der mit RatsIS arbeitet. Werden sie verschoben oder ändert sich die Sitzungsagenda, meldet RatsIS dies selbsttätig. Jeder Stadtrat kann im System seinen persönlichen Terminkalender führen und diesen elektronisch mit der fraktionsinternen Agenda abgleichen. Fraktionen, Arbeitskreise und Gruppierungen haben die Möglichkeit, im RatsIS geschlossene Foren zu definieren und hier passwortgeschützt miteinander zu kommunizieren. Eine weitere Option sind die so genannten schwarzen Bretter, auf denen allgemein interessante Informationen veröffentlicht und zugänglich gemacht werden können.

Zufriedenheit der Bürger steigt

Diese konkreten Beispiele zeigen, dass sich Dokumentenmanagement-Systeme in verschiedenen Bereichen kommunaler Einrichtungen durchsetzen. Mit den ECM-Lösungen von EMC für den Behördensektor lassen sich die verschiedenen Anforderungen von sowohl Bürgern und Unternehmen als auch den Kommunen und Behörden unter einen Hut bringen. Durch den prozessorientierten Einsatz der verschiedenen Dokumentenmanagement-Lösungen können Behörden ihren Bürgern Services anbieten, die eine sichere, schnelle und einfache Zusammenarbeit ermöglichen und so letztendlich auch die Zufriedenheit der Bürger mit ihrer Verwaltung verbessern.

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