Information Lifecycle Management

Vom Wert der Informationen

Ziel von Information Lifecycle Management (ILM) ist es, die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden - und das zu den geringst möglichen Kosten. Hierzu wird der gesamte Lebenszyklus der Informationen von der Erstellung über die Nutzung bis zur Vernichtung betrachtet. Generell gilt für eine Speicherstrategie nach dem ILM-Ansatz: Je wichtiger die Daten für ein Unternehmen und seine Prozesse sind, desto höher sollte ihre Verfügbarkeit sein und desto kostspieliger sind die geeigneten Speichermedien.

So wird eine Bank ihre tagesaktuellen Kundentransaktionen online für den sekundenschnellen Zugriff und möglichst noch parallel auf einem zweiten Speichersystem vorhalten. Um diese kostspielige Hochverfügbarkeitslösung nicht zu überfrachten, werden weniger aktuelle Daten nach einem bestimmten Zeitraum oder nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs automatisch auf einen Festplatten-basierten Langzeitspeicher ausgelagert. Von dort können sie immer noch zeitnah etwa zu Zwecken wie Data Mining oder Reporting abgerufen werden. Informationen wie Verträge, auf die Anwender eher selten zugreifen, werden schließlich preisgünstig auf Magnetbändern archiviert. Sollten die Informationen für die Geschäftsprozesse wieder relevant sein, werden die Daten wieder auf die Online-Medien zurückgespielt, der Kreislauf beginnt von vorne.

Drei Phasen für das Informations-Management

Wer das Management sämtlicher Informationen gemäß deren Wert im Lebenszyklus automatisieren möchte, implementiert keineswegs ein Einzelprodukt. Vielmehr beginnt die strategische Planung eines mehrstufigen, integrierten Konzeptes. Der Vorteil ist, dass Unternehmen sich schrittweise auf ILM zu bewegen können. So lassen sich zunächst die Kern-Applikationen und zu einem späteren Zeitpunkt die noch fehlenden Datenquellen in ein zentrales Informations-Management integrieren. Jeder Schritt für sich bringt schon eine erhebliche Effizienz- und Leistungssteigerung der Speicherinfrastruktur.

Der Prozess zur Einführung von ILM ist in drei Phasen gegliedert: Basis ist zunächst die Einrichtung eines automatisierten Speichernetzes und eine Bestandsaufnahme der Daten- und Anwendungsarten im Unternehmen.  Viele Unternehmen haben diese Umstellung bereits vollzogen und gleichzeitig ihre Ressourcen konsolidiert. Im nächsten Schritt werden Regeln oder Policies definiert, wie mit welchen Daten zu verfahren ist, um entsprechende Service-Level sicher zu stellen. Danach wird das Speichernetz in verschiedene Ebenen eingeteilt. Auf dieser Basis können bereits Komponenten für das Informations-Management in die wichtigsten Applikationen integriert werden. Verwaltungswerkzeuge ordnen die Daten einer Anwendung bestimmten Speicherebenen zu. Gesetzliche oder interne Aufbewahrungspflichten können so abgebildet werden.

In der letzten Phase wird der Übergang zu einer integrierten, automatisierten und Applikations-übergreifenden ILM-Umgebung für alle denkbaren Datenarten der Organisation geschaffen. Ziel ist es, jede Anwendung zum richtigen Zeitpunkt einem entsprechenden Service Level zu zuteilen. Anhand der beschriebenen Phasen kann das IT-Personal Qualifikationen und Verfahren entwickeln, die dieses Verständnis technisch umsetzen. Je mehr praktische Erfahrung ein Unternehmen dabei gewinnt, desto höhere Automatisierungsgrade sind möglich. Um unternehmensweites ILM einzuführen, kommt es nur teilweise auf neue Hard- und Software an. Entscheidend ist die Klassifizierung und Qualifizierung der Informationen sowie die Aufstellung der Policies.

Integration aller Datenquellen

Zum ILM gehört neben der Verwaltung von Speicherkomponenten und Archiven auch das Einbeziehen der einzelnen Applikationen im Unternehmen. Sind die Datentypen der Anwendungen nach ihrem aktuellen und künftigen Geschäftswert klassifiziert, können sie nach den definierten Regeln dem ILM zugeführt werden. Der Vorteil ist, dass Informationen, die etwa aus Dokumenten- oder Content-Management-Systemen kommen, unabhängig von deren Quelle und Format innerhalb des Lifecycle Managements verwaltet werden. So können strukturierte und unstrukturierte Daten aus sämtlichen Applikationen, Datenbanken und Programmversionen zum Beispiel als XML-Dateien einheitlich in den unternehmensweiten Informationsfluss einbezogen werden. Unternehmen, die mit ihrer ILM-Lösung die Zusammenführung verschiedener Storage-, Archiv-, Content- und Dokumenten-Management-Technologien anstreben, sollten deshalb bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters auf vielfältige Funktionen Wert legen. EMC kann bereits heute die fünf zentralen Technologieebenen für eine ILM-Infrastuktur mit seinem Angebots-Portfolio realisieren (siehe Kasten: Die Schlüsselelemente für ILM aus einer Hand).

Technologische Basis für eine ILM-Umgebung ist eine vernetzte, mehrstufige Speicherlandschaft, die je nach Bedarf Konzepte wie Storage Area Networks (SANs), Network Attached Storage (NAS) oder Content Addressed Storage (CAS) einschließt. Zur zweiten Technologieebene gehören abgestufte Backup- und Recovery-Funktionen, die den Grad der Datenverfügbarkeit, der zu überbrückenden Entfernung zwischen Standorten oder der Wiederherstellungszeiten berücksichtigen. In einer dritten Ebene des Technologiemodells von EMC erfolgt der Aufbau einer dynamischen und virtuellen Infrastruktur für Applikationen und Speicherumgebung. So wird eine einheitliche und kostensparende Informationsverarbeitung möglich. Damit Daten gemäß definierter Regeln innerhalb der Infrastruktur bewegt werden können, ist Management-Software erforderlich, die eine aktive Verwaltung der Informationen erlaubt. Für diese vierte Technologieebene gibt es unterschiedliche Lösungen, je nachdem ob strukturierte oder unstrukturierte Datentypen vorliegen. Eine einheitliche, zentrale Verwaltungsumgebung bringt die vier vorgestellten ILM-Ebenen unter einen Hut. Leistungsfähige Speicher-Management-Tools automatisieren eine Vielzahl von Einzelaufgaben und sparen Zeit und Geld.

Perspektiven für die Praxis

Bereits heute realisieren Unternehmen aller Branchen ILM-Strategien, die für ihre Geschäftsprozesse stimmig sind. Der Landeskrankenhilfe V.V.a.G. in Lüneburg verwaltet unternehmensweit Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen mit Hilfe eines Enterprise-Content-Management (ECM). Ähnlich verfährt das Formel-1-Team der Toyota Motorsport GmbH (TMG) in Köln. Dort werden inaktive Daten automatisch in ein Archiv ausgelagert, um die Produktivsysteme zu schonen. 

Eine Multi-Client-Befragung unter 192 Unternehmen aller Branchen der Beratungsunternehmen Lünendonk und TechConsult  vom August 2004 zeigt, dass ILM längst keine graue Theorie mehr ist: 17 Prozent aller befragten Unternehmen haben das Konzept bereits eingeführt oder planen die Umsetzung. Die Organisationen nutzen ILM-Ansätze heute schon, um ungebremstes Datenwachstum durch E-Mail und Office-Anwendungen und steigenden Kostendruck einzugrenzen und um verschärften Sicherheitsrichtlinien sowie internen wie staatlichen Compliance-Anforderungen zu begegnen. Bei den Investitionen steht Management-Software für Daten und Infrastrukturen oben an, damit das Datenwachstum kontrolliert erfolgen kann. Um die Kosten transparenter zu machen, verrechnen mittlerweile 30 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern die Speichernutzung nach dem Verursacherprinzip weiter an die Fachabteilungen. Von der Konsolidierung ihrer Ressourcen in Speichernetzwerken erwarten viele Unternehmen ein hohes Einsparpotenzial: Allein Bei den Storage Area Networks (SANs) wird die Verbreitung von heute 51 auf 56 Prozent steigen. Auch bei den Software-Lösungen für das Infrastruktur und Informationsmanagement wird weiter investiert. Regeln für die Datenspeicherung sind heute noch stark von gesetzlichen Bestimmungen und Anwendungs-spezifischen Faktoren geprägt. Künftig werden bei knapp der Hälfte aller befragten Unternehmen auch Kostenbetrachtungen für die Art und Dauer der Datenspeicherung relevant.

Mit ILM werben heute schon viele Hersteller. Doch nur dort, wo die Anbieter von Speicherkomponenten, Content- und Dokumenten-Management-Systemen zusammenarbeiten, können semi-strukturierte Dokumente wie E-Mails, unstrukturierte Word-Dateien oder grafische Formate bereits automatisch verwaltet und gespeichert werden. Schon gibt es die ersten Lösungen, die strukturierte Informationen aus Datenbanken im Informationszyklus verwalten können. Unternehmen, die sich heute bereits auf den konzeptionellen Weg hin zu einem integrierten ILM machen, werden künftig mit Sicherheit mehr Wert aus ihren Informationen ziehen können und die Kosten im Griff behalten. Letztlich erzielen Unternehmen durch den Einsatz von ILM klare Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz.

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Autor: Malte Rademacher, Regional Marketing Manager für die Regionen Deutschland und EEMESA, Pressesprecher der EMC Deutschland GmbH

Kasten: Die Schlüsselelemente für ILM aus einer Hand