ILM und Archivierung werden oft synonym verwendet – zu unrecht!

Licht im Dschungel der Buzzwords

Seit der Antike sammelt und archiviert der Mensch Dokumente und Informationen. Mit Zuwachsraten von 30 Prozent entsteht jährlich immer neues Wissen. Diese ungebremste Datenexplosion erfordert ausgeklügelte Systeme zur Klassifizierung und Einordnung der vorhandenen Informationen. Dieser Aufgabe widmen sich verschiedene Ansätze, die ursprünglich für spezifische Teilaufgaben entwickelt wurden: das klassische Archiv, Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten Management Systeme (DMS), Record Management und in letzter Zeit vermehrt auch das so genannte Information Lifecycle Management (ILM). Jeder Ansatz beansprucht für sich, Wissen in Organisationen nutzbar zu machen. Dementsprechend groß ist die Begriffsverwirrung. Gerade ILM und Archivierung werden gerne als Synonyme verwendet. Doch die Unterschiede bezüglich der Zielsetzung und des Nutzens dieser Konzepte sind erheblich.

Endstation Archiv

Dem Archiv haftet ein verstaubtes Image an, wie die Definition des vom griechischen Archeion (Rathaus) abstammenden Wortes verheißt: „Einrichtung zur systematischen Erfassung, Ordnung, Verwahrung, Verwaltung und Verwertung von Schriftgut, Bild- und Tonträgern, die seit dem 19. Jahrhundert vorwiegend der Geschichtsforschung dient.“ Wer sich heute mit einem IT-Verantwortlichen unterhält, bekommt sicher eine abweichende Definition, doch die Aufgabenstellung ist noch immer die selbe: Das Archiv ist die Endstation für alle Dokumente, die in den aktiven Prozessen einer Organisation nicht mehr benötigt werden. Mittlerweile verfügt jedes Unternehmen über ein Datengedächtnis für steuerlich, rechtlich oder organisatorisch relevante Dokumente. Mit der Digitalisierung vieler Prozesse stellt sich aber die Frage, ob das Archiv nicht als Einbahnstraße zur Endlagerung ausgedient hat.

Das Problem beschreibt Bernhard Zöller von der Unternehmensberatung Zöller & Partner sehr anschaulich: „Häufig genügt es nicht, Dokumente erst am Ende ihres Lebenszyklus abzulegen, wenn keine Veränderungen mehr vorgenommen werden. In vielen Anwendungen ist der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments zu gestalten und zu überwachen (...). Solche Anforderungen entstehen nicht immer freiwillig, sondern auch durch rechtliche Vorgaben.“ Dabei bestehen Dokumente oftmals aus einer Vielzahl digitaler Objekte aus verschiedenen Systemen. Um diese Daten in nutzbares Wissen zu verwandeln, braucht es intelligente Systeme zur Bewertung und Klassifizierung. Dieser Vorgang setzt mit der Entstehung der Information ein und begleitet sie über den gesamten Lebenszyklus hinweg bis zur Löschung. Das dahinter stehende Konzept nennt sich Information Lifecycle Management. Kontinuierlich werden Daten nach ihrem Wert für Geschäftsprozesse analysiert. Ändern sich die Anforderungen, werden die Daten automatisch auf eine neue, passende Speicherebene verschoben. ILM-Konzepte senken Kosten für das Informations-Management indem sie vorhandene Speicher-Ressourcen besser ausnutzen, Service Level nach den Anforderungen von Anwendungen optimieren und die Administration durch automatisierte Prozesse entlasten.

Das Archiv als Bestandteil von ILM

Worin liegt nun der Unterschied zwischen ILM und Archivierung? „Archivsysteme basieren in der Regel auf der Kopplung von Plattenspeichern mit Bandrobotern oder Jukeboxen über eine Archivkomponente“, erklärt Christian Raum, Chefredakteur der Zeitschrift Info 21. Sobald ein Datensatz nicht mehr aktiv benötigt wird, wird er ausgelagert. Der Zeitpunkt der Archivierung hängt in der Regel vom Alter oder dem Zeitraum seit der letzten Änderung ab. ILM arbeitet nach einem ähnlichen Prinzip. Allerdings werden hier alle Speicherebenen vom Highend-System über Midrange-Speicher, CAS-Systeme bis hin zu Band- und Platten-basierten Archivsystemen miteinander verbunden. Außerdem beginnt die Klassifizierung schon im Moment der Entstehung einer Information und richtet sich in erster Linie nach inhaltlichen und prozessorientierten Kriterien. Während Archivierungsverfahren also erst am Ende des Lebenszyklus einer Information greifen, begleiten ILM-Konzepte die Daten von der Entstehung bis zur Löschung. Insofern ist das Archiv Bestandteil von ILM.

Speicherebenen:

Tier 1: Highend-Systeme speichern die Daten aus geschäftskritischen Anwendungen und Prozessen. Verlieren diese Informationen an Bedeutung, werden sie auf Tier-3-Speicher verschoben.

Tier 2: Für Anwendungen des Front-Office, etwa Textverarbeitung, reichen kostengünstigere Midrange-Systeme aus.

Tier 3: Online-Archivierungssysteme auf Basis von ATA-Festplatten werden für die gesetzlich vorgeschriebene revisionssichere Verwahrung oder die langfristige Archivierung von unveränderlichen Daten verwendet.

Tier 4: Um sich gegen längere Ausfallzeiten wegen Backup- oder Restore-Prozessen zu schützen, werden Datensicherungen auf Disk Libraries vorgenommen.

Tier 5: Bandarchive enthalten die Daten, die für die laufenden Prozesse im Unternehmen keine aktuelle Relevanz besitzen, jedoch noch nicht vollständig gelöscht werden sollen.