Papierlose Verfahren heizen Außendienst ein

X-PoSS bindet mobile Mitarbeiter an Unternehmens-IT an

Die Situation ist vertraut: Der Vertriebsmitarbeiter präsentiert beim Kunden die Angebote und Lösungen als beeindruckende Multimediashow. Doch sobald es um den Vertragsabschluss geht, kommt das gute alte Papier zum Einsatz. Zurück in seinem Büro überträgt er die Daten in seinen PC und schickt den Papierantrag per Post in die Firmenzentrale. Dort werden die Dokumente eingescannt und an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet, der sie mit den elektronisch übermittelten Daten vergleicht. Dass dieser Prozess sehr personalintensiv, zeitraubend und zudem fehleranfällig ist, liegt auf der Hand. Fehlende und nicht lesbare Daten oder Unterschriften, ungültige Nebenabreden oder veraltete Formulare verschärfen die Situation. Zudem können sich durch die Mehrfacherfassung folgenschwere Fehler einschleichen. Seit Jahren existieren deshalb Forderungen nach Verfahren, mit denen Medienbrüche und fehleranfälligen Mehrfacheingaben von Kundeninformationen auf ein Minimum reduziert werden sollen. X-PoSS (Point of Sales Solutions) von Computacenter schließt genau diese Lücke:

X-PoSS ermöglicht die direkte Anbindung des Außendienstes an die Unternehmens-IT und -Prozesse. Über das Vodafone GPRS/UMTS/HSDPA Wireless Netzwerk steht er im direkten Dialog mit dem zentralen Bestandsystem und kann auf aktuelle Daten im Verlauf des Verkaufsgespräches zugreifen. Der mobile Mitarbeiter füllt handschriftlich auf einem Tablet-PC oder wie gewohnt über die Tastatur auf seinem Notebook ein digitales Formular aus. Mit dem Digital PAD von Design Universe können sogar Papierformulare weiter verwendet werden. Hierzu wird das Formular auf das Digital PAD gelegt und direkt auf das Papier geschrieben. Das Gerät erfasst die Daten elektronisch, dem Kunden kann das Papierformular als Beleg für seine Bestellung ausgehändigt werden. Die automatische Schrifterkennung im Tablet-PC oder im Notebook digitalisiert die Eingabe, so dass ein erneutes Abschreiben und Scannen des Formulars entfällt. Plausibilitätsprüfungen, die Anbindung von Datenbanken an z. B. CRM- oder ERP-Systeme sowie Schnittstellen zu allen Standardapplikationen sind bereits in der Lösung enthalten.

Als Schlüsselement ist eine Lösung zur digitalen Erfassung einer rechtsverbindlichen Unterschrift in X-PoSS integriert. Mittels eines Signaturpads oder direkt via Tablet-PC werden neben dem Schriftbild der Kundensignatur auch eine Reihe biometrischer Daten wie Druckverlauf und Geschwindigkeitsänderungen beim Unterschreiben erfasst und als revisionssichere PDF- oder TIFF-Datei dauerhaft mit dem Dokument verbunden. Damit erfüllt X-PoSS die hohen Anforderungen des Signaturgesetzes und erlaubt es, rechtsverbindliche Verträge elektronisch abzuschließen.

Der Außendienstmitarbeiter überträgt über das Vodafone Netztwerk  den unterzeichneten Vertrag - noch beim Kunden vor Ort - schnell und einfach auf den zentralen Firmenserver, wo er direkt weiterbearbeitet wird. So können Unternehmen durch den Einsatz von X-PoSS den gesamten Prozess von der Angebotserstellung über die Auftragsannahme bis hin zur Bearbeitung als durchgängigen digitalen Prozess ohne Medienbrüche gestalten. Damit beschleunigen sie Verkaufszyklen und vermeiden Übertragungsfehler durch Medienbrüche. Vertriebsmitarbeiter im Außendienst benötigen weniger Zeit für die Nachbearbeitung eines Auftrags und Kunden profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten.

Computacenter hat in X-PoSS Produkte seiner Partner Intel, Cisco Systems, Design Universe, StepOver und Vodafone zu einer umfassenden Paketlösung zusammengefügt, die schnell und einfach in bestehende Infrastrukturen integriert werden kann.