Standardsoftware nutzen und verwalten

40 Prozent aller deutschen Unternehmen verstoßen durch eine fehlerhafte Handhabung der Nutzungsrechte gegen das Urheberrecht, wie eine Untersuchung von Deloitte zum Thema IT-Lizenzmanagement (2006) ergeben hat. Dafür stehen in der Regel kein böser Wille, sondern einfach fehlende Möglichkeiten, sich mit der hochkomplexen Thematik auseinander zu setzen und die teilweise vielschichtigen Lizenzvereinbarungen zu verstehen. So ist beispielsweise der Microsoft SQL Server technisch in den Versionen „Enterprise“ oder „Standard“ zu haben, die Lizenzierung kann jeweils nach Prozessorzahl, Userzahl, Installationshäufigkeit, mit Softwarewartung oder ohne und aus mindestens vier unterschiedlichen Lizenzvertragsformen gekauft oder auch gemietet werden. Wer behält da den Überblick? Insbesondere mittelständische Unternehmen verfügen nicht über die Ressourcen, sich in eine detailreiche aber vom eigentlichen Unternehmenszweck weit entfernte Sonderthematik einarbeiten zu können. Die Hersteller helfen häufig nur Unternehmen ab einer bestimmten Größe.

Die Schwierigkeit im richtigen Umgang mit Softwarelizenzen besteht darin, dass die Hersteller hier das Urheberrecht geltend machen können. Damit haben sie die Möglichkeit, die Konditionen der Lizenzierung zu gestalten und von der Art der Nutzung abhängig zu machen. So passiert es schnell, dass Software installiert wird, ohne (korrekt) erworben worden zu sein. Es geht hier nicht um bewusste Nutzung von Raubkopien, sondern vielmehr um den Kauf falscher, zu weniger oder zu vieler Lizenzen, weil einfach der Überblick über die Vielzahl von Lizenzierungsvorschriften und Lizenzverträge der Softwarehersteller fehlt. Das Risiko rechtlicher Art ist die Unterlizenzierung (= zu wenige oder falsche Lizenzen im Vergleich zur Installation). Auf wirtschaftlicher Seite drohen Schadenersatzforderungen, Nachlizenzierungen und außerdem bleiben die bestmöglichen Beschaffungskonditionen beim Softwarekauf ungenutzt.

Wie kann der Mittelstand der Problemstellung begegnen?

1. Komplexität reduzieren

Für einen Einsatzzweck muss ein einheitliches Softwareprodukt benannt werden. Zwischen IT, Einkauf und Fachabteilungen sollte Konsens über die im Unternehmen benötigten Produkte hergestellt werden. Diese Grundsatzentscheidung muss durch die Unternehmensleitung getragen und durchgesetzt werden. Externe Berater können durch Moderation Hilfestellung leisten. Bei der Auswahl der Produkte und der Dokumentation der jeweiligen Lizenzierungsvorschriften lässt sich der Aufwand gut auf einen externen Dienstleister übertragen. Er kennt die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Vertragsformen und die Nutzungsbedingungen. Auf persönliche Beratung muss Wert gelegt werden, denn nur so können die individuellen Rahmenbedingungen und Anforderungen des Unternehmens in die Entscheidung mit einbezogen werden. Teilweise bieten herstellerneutrale Systemintegratoren diese Beratung als kostenlosen Vertriebsservice an.

2. Verantwortung kommunizieren

Im Unternehmen darf kein Zweifel darüber bestehen, wie mit der zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung umzugehen ist. Jedem muss klar sein, dass ausschließlich ein definierter Personenkreis Software installieren, betreiben und verändern darf. Wenn Fachabteilungen neue Applikationen oder aktuelle Versionen benötigen, muss ein standardisierter Prozess eingehalten werden. Der einmal definierte Warenkorb wird so auf neue Produkte und Versionen aktualisiert. Software muss ausschließlich dem Unternehmenszweck dienen. Die Geschäftsleitung sollte diese Regeln schriftlich festhalten und im Unternehmen verbindlich kommunizieren. Beratungshäuser, die sich mit der Thematik Lizenzmanagement und -lieferung befassen, haben dafür häufig bereits Vorlagen erstellt. Diese berücksichtigen auch komplexe Fragestellungen, wie z.B. die Forderungen nach betrieblicher Mitbestimmung.

3. Bestände führen

Spiegelbild des Warenkorbs ist die Lizenzbestandsliste. Sie führt die Lizenzen nach Version, Produkt, Stückzahl und gegebenenfalls Kostenstelle und ist Informationsquelle für Einkauf und IT-Abteilung. Man kann sie auch als Lizenzpool bezeichnen, der für die Installation und Beschaffung von Softwareprodukten den „Zähler“ darstellt: Wird eine zusätzliche Lizenz benötigt? Passt der Lizenzbestand noch zu den Bedingungen des Lizenzvertrages? Wie hoch ist der Bedarf bei Abschluss eines neuen Lizenzvertrages?

Aber wie ist die Bestandführung zu vereinfachen, gerade für den mittelständischen Anwender, der keine aufwändigen und teuren automatisierten Verfahren oder personalintensive Methoden nutzen kann? Um den Aufwand kostengünstig auf einen externen Anbieter verlagern zu können, sollten die Bedarfe konsolidiert und der Service der Bestandsführung mit dem Kauf der Lizenzen verknüpft werden. Wesentlicher Schlüssel ist die Konzentration auf einen Anbieter, aus dessen Hand die Lizenzen bezogen werden und der aktiv in den Prozess der Bestandsführung eingebunden werden kann. Serviceorientierte Systemhäuser stellen häufig Internet-Werkzeuge bereit, die einen unmittelbaren Blick auf die Lizenzbestände und -käufe des Unternehmens erlauben und jederzeit Reports erzeugen können. Durch geeignete Vertragsgestaltung und gezielte Ausschreibungsverfahren werden Abhängigkeiten zu dem ausgewählten Anbieter vermieden und Servicelevel und -leistungen exakt definiert.

4. Compliance überprüfen

Schließlich müssen die drei oben beschriebenen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden. Sind die Verfahren etabliert, reicht ein jährlicher Abgleich zwischen Lizenzbestand und Warenkorb einerseits und zwischen Installationsstand und Warenkorb andererseits aus. Werden Fehlstände gefunden, bedeutet dies, dass Software nicht autorisiert installiert oder nicht abgestimmt eingekauft wurde. Die Ursachen sind durch die definierten Prozesse sofort ersichtlich und korrigierbar, die Risiken rechtlicher oder wirtschaftlicher Art minimal.

Das Unternehmen muss den so genannten Compliance Check weder selbst durchführen noch teure Unternehmensberatungen beauftragen oder sich dem Softwarehersteller offen legen. Der Lizenzpartner des Hauses verfügt in der Regel über die notwendigen Werkzeuge und Verfahren, um den Compliance Check als kostengünstigen Service anzubieten. Ein ausführlicher Bericht mit Zusammenfassung für das Management rundet das Angebot ab.

Zusammengefasst sei festgestellt, dass sich Softwarehersteller über ihre Produkte und deren Leistungen differenzieren, Systemintegratoren als Lieferanten der Softwareprodukte dagegen über ihre Services. Kaufen Großunternehmen bei den Herstellern direkt, hat der Mittelstand gerade über die Serviceleistungen der Integratoren eine kostengünstige Möglichkeit, die Lizenzverwaltung in den Griff zu bekommen. Er erhält dort Unterstützung und Beratung zu den Vertragsformen, Nutzungsrechten, der Bestandsführung und der Prozessgestaltung im Umgang mit Softwarelizenzen.

Sieht das Bild des Lizenzmanagements auch komplex aus – kompliziert muss es nicht sein

Die Initiative zur Optimierung der geschilderten Situation muss von der Unternehmensleitung ausgehen, viele der lästigen und aufwändigen Arbeitsschritte lassen sich intelligent an Drittanbieter auslagern. Dazu ist nur ein Wechsel vom reinen Softwarelieferanten zum Dienstleister nötig.

Den kompletten Text sowie weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem PDF-Dokument.